Outlook Express, de elektronische postbus

Het gebruik van Outlook Express is niet zo moeilijk, eenmaal goed ingesteld haalt het programma zelf de post voor je op en met een klik op Nieuw bericht kan je een briefje maken en verzenden aan een of meer van je contacten, maar...

Een account instellen

Als je Outlook Express voor het eerst gaat gebruiken moet je een account instellen en als het goed is word je dat middels een venster automatisch getoond. Mocht dit niet het geval zijn dan kies je uit het rolmenu Extra de optie Accounts... Kies Toevoegen, E-mail... het Internet-accounts venster verschijnt.

Sluit het Internet-accounts venster maar af, want je account is ingesteld.

NB. Outlook Express kan niet worden gebruikt voor zogenaamde Web-based accounts!

Outlook Express start op met een keuzevenster, maar dat heeft maar beperkte opties. Misschien is het makkelijker om dat even te veranderen. Kies Extra, Opties en plaats een vinkje voor "Bij het starten direct naar de map Postvak IN" gaan. Dat is niet echt noodzakelijk, maar dat zou de keuze van Ome Wil zijn, jij mag natuurlijk zelf besluiten wat je beter vindt.

Als het account is ingesteld kun je e-mail verzenden en ontvangen. Maar er kan nog meer, berichten beantwoorden, doorsturen, allen beantwoorden en een bericht aan meerdere adressen sturen, we nemen de opties even door.

Je kan ook een adres in je Contactenlijst dubbelklikken, net als bij het gebruik van het standaard keuze menu verschijnt dan automatisch een nieuw bericht. Als je in plaats van het blanke bericht briefpapier wil gebruiken dan kies je uit het rolmenu Opmaak de optie Briefpapier gebruiken.

Vul het e-mail adres van de geadresseerde in of kies die uit je adresboek. Geef, als je dat wilt, het bericht een onderwerp en type je tekst. Klik op Verzenden...

Klik op het te beantwoorden bericht en vervolgens op de knop Beantwoorden. Type je antwoord en klik op Verzenden. Met deze optie wordt ook de tekst van het ontvangen bericht meegezonden. Maar als jij dat niet noodzakelijk vindt dan kun je natuurlijk ook kiezen voor een Nieuw bericht en daar je antwoord in typen.

Klik op het te beantwoorden bericht en vervolgens op de knop Doorsturen, klik op Aan, adresseer het bericht en klik op Verzenden. Maar... velen zullen niet blij zijn met jouw keuze om het bericht door te sturen, zulks in verband met Spam!

Zoals je kon lezen is een e-mail adres heel snel verspreid, met alle kwalijke gevolgen van dien. Een betere manier is dan ook om een nieuw bericht te kiezen en daarin het bericht te plakken dat je door wilt sturen, daarmee voorkom je dat het e-mail adres van de afzender wordt meegestuurd.

Tip voor beginners: Klik in het venster met het bericht om dat te activeren, gebruik Ctrl - A om alles te selecteren en Ctrl - C om de tekst te kopiëren. Open een nieuw bericht, activeer het tekstvenster met een muisklik. Gebruik Ctrl - V om de tekst te plakken. Met Ctrl - X kun je gemarkeerde gedeelten verwijderen.

Wil je het bericht aan meerdere contacten sturen, gebruik dan voor het adresseren de optie BCC (Blind Carbon Copy), in dat geval zullen de ontvangers de overige adressen niet te zien krijgen.

BC is makkelijk als je een bericht verzendt en het nodig acht dat de ontvanger weet dat het bericht ook aan anderen is gestuurd.

Bij het beantwoorden en doorsturen wordt voor de oorspronkelijke tekst een tekentje toegevoegd, dat kan een > een | of een : zijn. Als een bericht meerdere keren wordt doorgestuurd gaat de tekst er ongeveer zo uit zien:

> Originele tekst
>> Nog een keer doorgestuurd
>>> En nog maar eens
>>>>>>>>>> Op den duur ziet
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>het er dan bijvoorbeeld zo uit.

En dat is lastig lezen voor de volgende ontvanger(s), temeer daar de zinnen (bij een vooringesteld aantal karakters) worden afgebroken, daardoor komen de tekens vaak middenin zinnen terecht. Jij kunt dat wel voorkomen door die optie uit te schakelen, maar de tekens in het originele bericht blijven bestaan.

Je kunt hetzelfde doen voor berichten in zogenaamde platte tekst, klik daarvoor op de knop Instellingen voor tekst zonder opmaak.

Om ook de extra tekens uit een bestaand bericht te verwijderen bestaat een aardig freeware programma genaamd eCleaner.

Opmaak, spelling en eigen briefpapier

Net als in een tekstverwerker heb je ook in Outlook Express een aantal attributen voor opmaak van tekst. Maar alleen als je gebruik maakt van de optie Rich Text (HTML).

Vet, schuin, onderstreept, verschillende kleuren en lettertypen, uitlijnen, inspringen en meer, vrijwel alles wat je met een tekstverwerker kan doen is ook beschikbaar voor het Rich Text (HTML) bericht.

Outlook Express biedt ook een optie om een bericht in zogenaamde platte tekst op te maken, dat komt weleens van pas, bijvoorbeeld als het e-mailtje naar een gebruiker moet waarvan je weet dat die alleen over een eenvoudig e-mail programma beschikt. Maar in dat geval zullen alle opmaak opties ontbreken.

Je kunt wel aanhangsels meesturen, maar afbeeldingen lijkt niet mogelijk, de invoeg optie wordt wazig weergegeven en is dus onbruikbaar maar... als je een afbeelding in het bericht sleept dan lukt dat alsnog.

Tip: Als je een bericht hebt ontvangen met veel opmaak en plaatjes en je wilt op een eenvoudige manier het bericht beantwoorden (dus zonder alle toeters en bellen), klik dan op Beantwoorden... en kies Opmaak, Tekst zonder opmaak. Alle onderdelen wordt dan verwijderd en alleen de tekst blijft over, ook als je daarna weer omschakelt naar Rich Text (HTML).

Heb je briefpapier van het Internet gedownload en blijkt dat na het Installeren plaatjes niet in beeld komen? Of kun je het briefpapier niet vinden? Dan komt dat waarschijnlijk omdat je het van een Engelstalige web site gedownload hebt. Het briefpapier is dan in een map genaamd Stationary terechtgekomen, terwijl dat Briefpapier zou moeten zijn. Verplaats het nieuwe briefpapier naar de juiste map en het probleem is verholpen. Je vindt beide mappen in Program files, Common files, Microsoft Shared.

Eigen briefpapier kun je maken met een web design programma als FrontPage, maar als je daarmee niet kan werken biedt Outlook Express een optie voor het zelf maken van briefpapier. Klik op het pijltje naast Nieuw bericht en klik op Briefpapier selecteren. Klik op Nieuw om de wizard briefpapier te starten.

Met de wizard kun je eenvoudig je briefpapier maken, je hebt alle hulpmiddelen bij de hand en verder is het jouw fantasie die bepaald hoe het er uit zal gaan zien. Je kunt als achtergrond vrijwel alle soorten plaatjes gebruiken, lettertypen en kleuren kiezen, wat je maar wilt.

Als je eerder al briefpapier had gemaakt met behulp van FrontPage, of een soortgelijk web design programma, dan kun je dat gebruiken door het op te zoeken met de optie Bladeren (klik op het pijltje naast Nieuw bericht en kies Briefpapier selecteren...) maar, om alle briefpapier netjes bij elkaar en overzichtelijk te houden kan je het ook even naar de map Briefpapier kopiëren.

Het adresboek

Er bestaat geen elektronisch boek voor e-mail adressen zoals we het telefoonboek kennen. Er is wel een web site waar je kunt zoeken naar een e-mail adres, maar de kans dat je daar ook daadwerkelijk iets vindt is zeer gering. De reden daarvoor is dat men zich eerst zelf aan moet melden alvorens een adres kan worden opgenomen en klaarblijkelijk zijn er maar weinigen die dat willen.

E-mail adressen krijg je van je contacten, via vrienden en bekenden, of je vindt ze op persoonlijke web sites. Ook adressen van ontvangen e-mailtjes kun je verzamelen. Om adressen op te slaan in het adresboek zijn er een drietal manieren:

Op zich wel aardig, maar alleen als je iedereen aan wie je een antwoord stuurt ook in je adresboek op wil nemen. Wil je dat niet dan kun je de optie uitschakelen. (Rolmenu Extra, Opties, tabblad verzenden).

In het adresboek kun je de gegevens bewerken en desgewenst informatie toevoegen.

Als je in de loop der tijd veel e-mail adressen verzameld hebt zou je ze in kunnen delen in mappen, dan blijft alles een beetje overzichtelijk, maar noodzakelijk is dat niet, want Outlook Express kan ze makkelijk voor je opsporen. In het contactpersonen venster of in het adresboek, het kan beide.

Klik met de linkse muistoets in het contactpersonen venster en type de eerste letter van de naam, dat is in de meeste gevallen al voldoende om snel naar het gewenste adres te springen. Deze optie werkt ook voor het adresboek. Maar als er veel namen met dezelfde letter beginnen is de volgende manier misschien makkelijker.

Klik met de rechtse muistoets op een naam en kies Personen zoeken... type een naam of een gedeelte daarvan en klik op Nu zoeken. Je mag ook een van de andere criteria gebruiken of meerdere tegelijk om de zoekopdracht te verfijnen. Deze optie werkt ook, dit in tegenstelling tot de andere, als je mappen gebruikt om je adressen te sorteren.

Aanhangsels verzenden en ontvangen

Je kunt met je berichten bestanden meesturen. Kies uit het rolmenu Invoegen de optie Bijlage... Blader naar het gewenste bestand en klik het aan. Klik op Bijlage. Je kunt het gewenste bestand (of meerdere) ook gewoon in het tekstvenster slepen.

Bijlagen versturen is niet onbeperkt. Een aantal Internet aanbieders biedt voldoende ruimte maar anderen niet. Gratis e-mail adressen als MSN en Hotmail e.d. laten maar een beperkte hoeveelheid data toe en zo kan het gebeuren dat een bericht niet kan worden afgeleverd en retour komt.

Nog afgezien van het al dan niet mogelijk zijn van verzenden is het altijd raadzaam om bestanden vooraf zo klein mogelijk te maken, al was het maar omdat er ook een aantal gebruikers zijn die met hele trage of telefoon verbinding werken. Hun mailbox blijft dan lange tijd geblokkeerd en de kosten kunnen behoorlijk oplopen.

Verklein afbeeldingen tot een aanvaardbaar formaat, verpak documenten en meerdere kleine bestanden in een zogenaamd archief (Zip, Rar e.d.), dat is ruimtebesparend en overzichtelijker.

Als je aanhangsels ontvangt dan zijn de berichten waarmee ze verzonden zijn voorzien van een paperklip. Als je daarop klikt kun je ze opslaan of openen. Opslaan verdiend de voorkeur, want dat is de veiligste manier, je kunt ze dan, alvorens ze te openen, eerst even scannen met je antivirus programma (klik hier voor meer info over dit onderwerp).

Als je geen aanhangsels op kan slaan dan staat de beveiliging van Outlook Express te hoog. Kies uit het rolmenu Extra, Opties, klik op de tab Beveiliging. Verwijder het vinkje voor: Opslaan of openen van bijlagen die mogelijk een virus bevatten niet toestaan en klik op OK. Je moet het betreffende bericht opnieuw activeren om de nieuwe instelling te kunnen gebruiken, maar Outlook Express even opnieuw opstarten helpt ook.

Animaties voor een achtergrond kun je zelf maken met een web design programma, of je download wat aardigs van het Internet. Gif animaties en andere afbeeldingen kan je toevoegen aan het bericht met de optie Invoegen, Afbeelding...

Soms kan de ontvanger animaties en/of geluiden niet afspelen en... dat kan ook jou gebeuren. De reden daarvoor is dat de beveiliging te hoog staat ingesteld. Ga naar Extra, Opties en klik de tab Beveiliging. Schakel de optie Internet-zone (minder veilig, maar meer functionaliteit) in om dat te verhelpen.

Onderhoud en beheer

Standaard wordt bij het installeren van Windows XP het programma MSN Messenger gekoppeld aan Outlook Express en dat zorgt voor vertraging bij het opstarten. Als je dat lastig vindt dan kun je MSN Messenger ontkoppelen van Outlook Express en dat zelf opstarten als je dat nodig vindt (Zie tips en trucs).

Het is wel makkelijk om alle berichten in Outlook Express te beheren, mappen maken voor een goed overzicht en daar je mailtjes in bewaren is een goed plan tot het eens goed mis gaat met je systeem, want dan heb je een probleem. Je kunt ze namelijk niet even naar een andere map of diskette slepen daar e-mailtjes vaak met een dezelfde naam worden ontvangen, een wijze waarmee Outlook Express geen enkele moeite heeft, maar het Windows systeem wel.

Oom Wil's advies is om de lopende post in de daarvoor bestemde mappen te houden, maar alle berichten die niet direct nodig zijn op te slaan in daarvoor te maken mappen elders op de harddisk. Op die manier hou je Outlook Express schoon en snel en je kan die berichten snel kopiëren naar een ander media zoals Floppydisk of Zipdrive.

Outlook Express bewaart kopieen van Verzonden- ontvangen- en verwijderde Items, maak die mappen regelmatig leeg, ook alweer om een snelle werking te bevorderen.

Mocht je nu nog vragen hebben aangaande Outlook Express, kijk dan nog even bij de Tips en trucs voor het programma, misschien vind je daar het antwoord.