Microsoft Word 2000 voor beginners (deel 6)

Stel dat je een document hebt, bestaande uit veel bladzijden en een groot aantal onderwerpen. Dan zou je natuurlijk met behulp van de schuifbalk, of als je een muis met een wieltje hebt, met behulp daarvan naar een onderwerp kunnen gaan, maar... Behalve het feit dat dit vaak een moeizame zoektocht wordt neemt het ook heel wat tijd in beslag.

Als je het onderwerp kent kun je natuurlijk de optie Ctrl+F (Zoeken) gebruiken, maar na verloop van tijd zou je dat best wel eens kunnen vergeten. Het zou dan ook wel makkelijk zijn als je snel even naar een bepaald onderwerp zou kunnen springen met een simpele druk op een toetsencombinatie.

En wat dacht je van automatisch een stukje tekst, dat je heel vaak gebruikt, of een handtekening invoegen? Dat is toch ook wel handig dacht ik zo.

Word biedt daar verschillende opties voor, macro's en bladwijzers. Dat wil zeggen voor elk doel een andere natuurlijk, want met bladwijzers kun je geen tekst invoegen

Voor we met macro's gaan werken wil ik je eerst nog even vertellen dat zulks niet geheel zonder gevaar is. Macro's gebruiken VBS (Visual Basic Script) en... jawel hoor, juist die optie wordt ook vaak misbruikt door virusmakers!

Waarschijnlijk is dit ook een van de redenen waarom de beveiliging van Word standaard zo is ingesteld dat macro's niet kunnen worden toegepast. Dat wil zeggen, je kunt ze wel maken en gebruiken, maar als een document is afgesloten en later opnieuw wordt geopend volgt als je een macro wilt gebruiken de opmerking:

Om het verschijnen van deze waarschuwing uit te schakelen moet je de beveiliging lager instellen maar... dat kan niet zonder gevaar!

Beveiligingsniveau instellen

Sluit alle geopende documenten en kies uit het Rolmenu Extra: Macro, Beveiliging...

In het venster Beveiliging kun je kiezen uit drie beveiligingsniveaus:

Hoog: Alleen macro's met een digitale handtekening uit betrouwbare bronnen kunnen worden uitgevoerd. Macro's zonder een digitale handtekening worden automatisch uitgeschakeld.

Dit niveau is als standaard ingesteld en tevens ook de meest veilige, maar je zelfgemaakte macro's zullen dan niet werken.

Gemiddeld: U kunt zelf bepalen of mogelijk onveilige macro's wel of niet moeten worden uitgevoerd.

Bij het openen van een document dat niet digitaal ondertekende macro's bevat verschijnt een keuzevenster.

Laag: (Niet aanbevolen). U wordt niet beschermd tegen mogelijk onveilige macro's. Gebruik deze optie alleen als er een viruscontrolleprogramma is geïnstalleerd of als u zeker weet dat alle documenten die u opent veilig zijn.

Niet alle antivirus programma's zijn geregistreerd en soms zal je de opmerking: Er is geen viruscontrole geïnstalleerd. onderaan het scherm aantreffen. Dit wil niet zeggen dat documenten bij het openen dan niet worden gecontroleerd. Desondanks is Laag de minst veilige en dus ook de slechtste keuze.

Het is aan jou welke keuze je maakt. Een advies? Bij de keuze Hoog zullen macro's dus niet werken. Gemiddeld is dan ook een goede keuze maar, je moet dan wel steeds een keuze maken als een document wordt geopend. Als je uitsluitend met zelfgemaakte documenten werkt kan Laag natuurlijk ook maar... pas op! Als je per abuis toch eens een ander document opent, zelfs als dat van een 'betrouwbaar' persoon komt, kunnen de gevolgen desastreus zijn...

Naar een onderwerp springen

Daarvoor gebruik je een macro. Laten we maar eens een voorbeeld bekijken:

In het venster Toetsenbord aanpassen:

De opname is actief.

Ga naar de top van het document en druk de gekozen combinatie (Ctrl+Alt+A) en...

Als je alle instructies in het voorbeeld goed hebt opgevolgd dan kom je netjes op de plaats van het gekozen onderwerp terecht.

Om een stukje tekst automatisch in te voegen gebruik je ook een macro, het opnemen daarvan gaat een ietsje anders:

Type de gewenste tekst en als je daarmee klaar bent stop je de opname.

Als je nu de cursor op de plaats in het document zet waar de tekst moet komen druk je op Ctrl+Alt+H en de tekst wordt ingevoegd.

Bladwijzers maken

Een aardig alternatief voor macro's bij het springen naar bepaalde onderwerpen is het gebruik van bladwijzers. Dat gaat een stuk eenvoudiger en het werkt minstens even goed en... zonder VBS. Ga als volgt te werk:

Op deze manier kun je alle onderwerpen van een bladwijzer voorzien. Met een druk op Ctrl+G open je het Zoeken en vervangen venster waarin je een keuze kunt maken.

Selecteer Zoeken en Bladwijzer, maak onder Bladwijzernaam invoeren: je keuze en klik op de knop Ga naar.

Zo, hiermee houdt de uitleg Microsoft Word 2000 voor beginners op. Ik kan me zo voorstellen dat veel gebruikers niet het complete en peperdure softwarepakket hebben aangeschaft en… dat hoeft ook niet, want de eenvoudige variant van Office genaamd Microsoft Works kan tenminste even makkelijk vele taken voor je uitvoeren.

Bijvoorbeeld: Op eenvoudige wijze je vakantie- en kerstadressen afdrukken (of een selectie daarvan) zowel op etiketten als op enveloppen. Microsoft Works bevat een tekstverwerker, database, spreadsheet en kalender en dat voor een aangenamer bedrag dan het prijzige familielid Office, maar... werken met Works is weer een heel ander verhaal...