Enveloppen en etiketten afdrukken met Microsoft Works

Enveloppen en etiketten afdrukken met Microsoft Works

Microsoft Works of Home Essentials, waar Works een onderdeel van is, wordt vaak op waarde onderschat, ten onrechte, want het is een bij uitstek geschikt programma voor velerlei doeleinden. Tekstverwerken, boekhouden en... je kunt er een adressenbestand mee maken dat kan worden gebruikt om op eenvoudige wijze enveloppen en etiketten van een adres te voorzien.

En dat is lekker makkelijk, bijvoorbeeld als je met vakantie gaat of als de kerstdagen er aankomen, dan hoef je niet alle enveloppen of kaartjes met de hand te schrijven en zo hoef je ook geen fouten te maken of iemand te vergeten

Heerlijk met vakantie, kaartjes kopen, etiketje er op of in een voorgedrukte enveloppe stoppen, postzegeltje er op, in de postbus en... verder weer lekker van het zonnetje genieten, makkelijker kan toch niet?

Met Works kun je, in tegenstelling tot veel andere programma’s, een serie enveloppen of etiketten afdrukken. Daarbij kun je zelf bepalen welke en hoeveel adressen daarvoor worden gebruikt.
Je hoeft dus niet noodzakelijkerwijs het complete bestand af te drukken, een selectie mag ook.

Works 4.5

Als je Works opstart heb je de keuze uit verschillende onderdelen, klik op de tab Works-modules en kies Database. Kies een nieuwe database maken en klik OK.

Nu kun je de benodigde velden maken voor je adressenbestand, Voorzetsel, Voornaam, Achternaam, Postcode, Adres, Woonplaats en Land. en... als je later tot de ontdekking komt dat je er toch nog een paar vergeten bent dan geeft dat niets, want je kunt velden toevoegen en verwijderen wanneer je maar wilt. Als je voldoende velden hebt dan klik je op Gereed, waarna het invoeren van adressen kan beginnen.

De cellen lijken te klein voor de in te voeren tekst, maar dat is niet zo erg, de tekst past er wel in. Als je dat wilt kun je de tabellen ook een andere afmeting geven door bovenaan wat te slepen. Nu maar typen, ouderwets handwerk en… als je ooit een typecursus hebt gevolgd dan zal die nu mooi van pas komen

Tussen haakjes, met de Tab toets spring je naar een volgend veld. Als je in het laatste veld de Tab toets gebruikt wordt automatisch een nieuwe regel aangemaakt. Je kan, om het typen wat te versnellen ook de functie Ctrl ’ gebruiken, de inhoud van het veld boven de cursor wordt dan automatisch voor je ingevuld.

Kom je een of meer velden tekort? Dan klik je, met de rechtse muistoets, op een veld waarnaast je een nieuw veld in wil voegen, selecteer Veld invoegen, 1 Voor… of 2 Na… naar wens. Heb je teveel velden? Klik dan, met de rechtse muistoets, op het veld dat je wilt verwijderen en selecteer Veld verwijderen.

Is je adressenbestand klaar? Dan gaan we de lijst bewerken om de enveloppen af te drukken. Voor alle regels zie je een vakje waarin je een vinkje kunt plaatsen, vul vinkjes in voor de namen waarvoor een envelop moet worden afgedrukt. Als dat klaar is dan kies je uit het rolmenu Extra de optie Enveloppen. Kies Enveloppen afdrukken.

In het enveloppen menu vindt je een aantal tabs voor instellingen, je kunt ze een voor een aanklikken, maar met de knop Volgende werkt het net zo makkelijk. Laten we de tabbladen eens nader bekijken.

Envelopformaat – Kies de voor jouw envelop geschikte afmetingen.
Database – Kun je overslaan, want die is al geselecteerd.
Geadresseerden – Kies Records die gemarkeerd zijn in de database.
Afzender – Behoeft geen nadere uitleg denk ik
Hoofdadres – Markeer een veld en klik op Veld toevoegen en herhaal dat net zo vaak als nodig is om alle onderdelen voor de adressen in te voegen, Voorzetsel, Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats en als dat wenselijk is ook het Land.
Gebruik tijdens het invoegen de enter en spatietoets om de onderdelen op de juiste regel te krijgen, bijvoorbeeld:

«Voorzetsel» «Achternaam» [Enter]
«Adres» [Enter]
«Postcode» «Woonplaats» [Enter]
«Land»

Voor beide opties, Afzender en Hoofdadres kun je de knop Lettertype gebruiken om de karakterset te veranderen, een ander lettertype, vet, cursief, onderstreept, afmeting en kleur, wat je maar wilt.

Afdrukken – Als dit klaar is kan het afdrukken beginnen. Alle instructies zijn uitgevoerd en van een vinkje voorzien. Je kunt vooraf een Voorbeeld afdrukken, bijvoorbeeld om te controleren of je de enveloppen in de juiste richting in de printer hebt geplaatst, of een Afdrukvoorbeeld bekijken. Maar je mag natuurlijk ook direct met het afdrukken beginnen, net wat je wilt, klaar? Klik dan op Afdrukken.

Adresetiketten maken werkt vrijwel hetzelfde, het menu ziet er een beetje anders uit maar spreekt voor zich. Gebruik bij voorkeur een soort etiketten dat al in Works is voorgeprogrammeerd, want het zelf maken geeft vaak problemen bij het instellen van de marges!

Works 6.0 en Works Suite 2000

Deze versies van Works werken een beetje anders, je zal in de database tevergeefs zoeken naar een optie om enveloppen af te drukken. Die is er wel, maar dit keer in het hoofdmenu van Works.

In het enveloppen programma vindt je een optie om te filteren, daar vind je ook de knop Gemarkeerde records gebruiken, maar als je die klikt volgt steevast de opmerking dat er een fout is gemaakt bij de gegevens invoer.

Er is wel een mogelijkheid om een voorkeur selectie te maken, maar die werkt alleen bij gebruik van het Windows adresboek (waar je waarschijnlijk alleen de namen en e-mail adressen van je contacten in hebt opgeslagen). Dat is dus geen optie. Maar er zijn een tweetal manieren om toch een voorkeur selectie te maken zoals wij dat willen:

Start Works en kies de optie Programma’s, klik in de linkse kolom op Works Database, klik op Een lege database starten. Bij het maken van de database ga je hetzelfde te werk als eerder voor Works 4.5 omschreven. Sla de database op voor later gebruik.

Verwijder de contacten die je geen kaartje wil sturen en sla deze 'uitgedunde' versie op onder een andere naam. Als je nu enveloppen of etiketten af wil drukken gebruik je deze verkorte versie van je database. Deze manier heeft wel een nadeeltje, want als je adressen toe moet voegen, dan moet je, om verschillen te voorkomen, dat dus wel in beide database bestanden doen. Maar, gelukkig is er is nog een optie, die minstens even goed en naar mijn idee zelfs beter werkt.

Open de complete database en maak er een extra kolom bij, bijvoorbeeld met de naam Kaartje. Vul de gebruikelijke gegevens in en type in het veld Kaartje een woord waarop je straks kunt selecteren, bijvoorbeeld vakantie of kerstkaart, de woordkeuze maakt niet zoveel uit, als je straks maar kunt selecteren, daar gaat het om. Sla de database op en sluit die af.

NB. Je mag ook aparte kolommen maken om op te sorteren! Eentje voor de Vakantie en een voor Kerstmis, misschien ook een voor Valentijn en ook nog een voor... nou ja, vul zelf maar in, want ik kan even niets bedenken

Terug in het hoofdmenu klik je Taken, Enveloppen, Starten. Kies de optie Enveloppen samenvoegen. Selecteer het geschikte formaat envelop. Klik op Nieuw document en kies Gegevens uit een ander bestandstype samenvoegen, kies de zojuist opgeslagen database en klik Open. Nu verschijnt de lijst met velden, die je kunt selecteren en invoegen zoals eerder werd omschreven.

Om het lettertype te veranderen kies je uit het rolmenu Opmaak de optie Lettertype, dat kan ook nog achteraf, in dat geval moet je de tekst vooraf markeren. Desgewenst kun je in het linksboven gelegen venstertje de gegevens van de afzender typen. Als je het vak leeg laat wordt er geen afzender of kader afgedrukt.

Kies uit het rolmenu Extra de optie Afdruk samenvoegen, Filteren en sorteren. Op het tabblad Filter kies je als Veld: Kaartje. Onder Vergelijking: is en in het vak Vergelijken met: vakantie of kerstkaart (of een woord dat jij gekozen had). Nu kan het afdrukken beginnen, in het rolmenu Bestand vind je de gebruikelijke opties, Afdrukvoorbeeld en Afdrukken etc.

Het maken van etiketten gaat ook nu weer vrijwel op dezelfde manier, klik in het hoofdmenu op Adresetiketten, Starten, kies Adresetiketten, Etiketten samenvoegen met items uit een gegevensbron en klik OK.

Selecteer het type etiket dat je gaat gebruiken en klik op Nieuw Document. Kies Gegevens uit een ander bestandstype samenvoegen, selecteer je database en klik Open. Voeg de gewenste velden in, voorzetsel, naam, adres etc.

Gebruik dezelfde opties voor het filteren van de gegevens en voor het aanpassen van de tekst als bij het maken van enveloppen. Natuurlijk kun je nog wat filters toepassen zoals postcode of woonplaats of nog een extra tabel toevoegen aan de database om etiketten te maken voor vakantiekaarten.

Works 7.0 en Works suite 2003

In Works versie 7.0 lijkt de enveloppen optie niet veranderd maar... daarmee werkt de optie geselecteerde records afdrukken wel...

Terug in het hoofdmenu klik je Taken, Brieven en etiketten, Enveloppen, Kies de optie Enveloppen voor samengevoegde gegevens. Selecteer het geschikte formaat envelop. Klik op Nieuw document en kies Gegevens uit een ander bestandstype samenvoegen, kies de zojuist opgeslagen database en klik Open. Nu verschijnt de lijst met velden, die je kunt selecteren en invoegen.

Afzender - Het veld links boven is bedoeld voor de afzender en je kunt desgewenst je adres invullen, je mag dit vakje ook leeg laten, in dat geval wordt er geen afzender of kader afgedrukt.

Hoofdadres – Markeer een veld en klik op Veld toevoegen en herhaal dat net zo vaak als nodig is om alle onderdelen voor de adressen in te voegen, Voorzetsel, Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats en als dat wenselijk is ook het Land.

Gebruik tijdens het invoegen de enter en spatietoets om de onderdelen op de juiste regel te krijgen, bijvoorbeeld:

«Voorzetsel» «Achternaam» [Enter]
«Adres» [Enter]
«Postcode» «Woonplaats» [Enter]
«Land»

Om het lettertype te veranderen kies je uit het rolmenu Opmaak de optie Lettertype, dat kan ook nog achteraf, in dat geval moet je de tekst eerst markeren.

Als je klaar bent met invoegen kun je het venster Velden invoegen afsluiten.

Kies uit het rolmenu Extra de optie Samenvoegdocumenten, Filteren en sorteren... klik op de knop Gemarkeerde records gebruiken en klik op OK.

Doe de enveloppen in de printer en kies uit het rolmenu Bestand de optie Afdrukken en de door jou geselecteerde records rollen netjes uit de printer.

Het maken van etiketten

Klik in het hoofdmenu op Taken, Brieven en etiketten, Afzenderetiketten, kies Adresetiketten, Etiketten samenvoegen met items uit een gegevensbron, klik OK.

Ik wens je veel plezier, maar vooral veel gemak, bij het gebruik van Microsoft Works.

Klik hier om de printversie van dit artikel te downloaden.