Microsoft Word 2000 voor beginners (deel 4)

Tijdens het typen zie je een rood golflijntje onder de fout getypte woorden verschijnen en als je daar met de rechtse muistoets op klikt zal er een venster verschijnen met het juiste woord, maar vaak ook met vervangende woorden, waaruit je zelf het gewenste woord kan kiezen, maar dat wist je al

Soms verschijnt er een golflijntje als dat voor jou eigenlijk niet hoeft, onder andere bij uitdrukkingen en namen, die niet in de woordenlijst van Word voorkomen. In dat geval heb je de keuze uit een tweetal opties, Alles negeren of Toevoegen. Klik je op Alles negeren dan zal Word het lijntje verwijderen en in de rest van het document dat woord niet meer als fout aanmerken. Als je voor Toevoegen kiest wordt het ’foute’ woord permanent in de woordenlijst opgenomen en voortaan nooit meer als fout aangemerkt.

Je ziet ook weleens een groen golflijntje, in dat geval wordt niet op typefouten, maar op grammatica gecontroleerd. Meestal heeft Word dan een verklaring voor de fout en een enkele keer zelfs een compleet andere zinsopbouw voor je beschikbaar.

Standaard is de Nederlandse taal geïnstalleerd, maar als je daarnaast een andere taal wil gebruiken dan zal die aan Word en, indien nog niet aanwezig, ook aan het systeem moeten worden toegevoegd.

Stel dat je naast Nederlands ook de Franse taal zou willen gebruiken, dan zal je bij Windows toetsenbord instellingen ook Frans toe moeten voegen, omdat Word anders de juiste toetsencombinatie niet zal kunnen vinden.

Dat installeren van een taal (Windows XP) gaat als volgt, klik achtereenvolgens:

Op het tabblad Instellingen kun je talen toevoegen en de toetsenbord instellingen naar voorkeur aanpassen.

Zo, dat is klaar, sluit het configuratiescherm en start Word. Type een stukje Franse tekst en kies uit het rolmenu Extra de optie Spelling- en grammaticacontrole. Word zal nu met de melding komen dat dit niet kan worden uitgevoerd omdat de betreffende taal niet is geïnstalleerd maar ook aanbieden dit voor je te doen, volg de instructies en de taal wordt netjes toegevoegd, je moet de Office cd wel bij de hand hebben.

Bij het Nederlandse Office pakket worden behalve Nederlands ook de talen Frans en Engels als standaard meegeleverd, maar als je andere talen nodig hebt zal je ook de cd Microsoft Office Taalprogramma’s aan moeten schaffen!

Je kunt verschillende talen door elkaar in een document gebruiken, Word zal ze, mits geïnstalleerd, zelf herkennen en automatisch omschakelen, waarbij de speller zelf de juiste taal kiest om het document na te kijken.

Veel meer valt er niet te vertellen over de spelling- en grammatica, controle, behalve dat Word lang niet altijd gelijk heeft met voorstellen tot verbetering en dat wij onze Nederlandse taal toch net een beetje anders zien dan de makers van Word

Het gebruik van kolommen en tabellen

De belangrijkste reden voor het gebruik van kolommen is dat korte regels makkelijker te lezen zijn dan lange, alhoewel, als je de tekst in kleine ’hapklare’ brokjes verdeelt, zoals in dit clubblad, dan lukt dat ook wel aardig, het is maar wat je mooi vindt.

De tekst in kolommen begint boven aan de eerste kolom en als die vol is weer boven aan de volgende. Kolommen zijn aan elkaar gekoppeld, prima voor dit doel maar lastig als je bijvoorbeeld getallenreeksen wil maken, waar je later nog iets tussen zou willen voegen. Daarvoor kun je dan beter tabellen gebruiken, waarover straks meer.

Je kunt kiezen voor het hele document in dezelfde stijl, maar ook om slechts een deel van de tekst in kolommen weer te geven, zoals je hierboven kunt zien.

Als je kolommen op het hele document wil toepassen, dan kies je uit het rolmenu Opmaak de optie Kolommen. In het opmaakvenster kun je het gewenste aantal en de afmetingen instellen, de ruimte tussen de kolommen bepalen en een lijntje tussen de kolommen plaatsen.Wil je de kolommen op een al eerder gemaakt document toepassen? Kies dan uit het rolmenu Bewerken de optie Alles selecteren. Ga verder precies hetzelfde te werk als bij een nieuw document.

Wil je een of meer alinea's of een klein stukje tekst als kolommen weergeven? Markeer dan alleen de gewenste stukjes tekst, de rest is alweer hetzelfde, ga naar het rolmenu Opmaak, kies Kolommen etc. Kies dit keer voor Toepassen op Geselecteerde tekst.

Tabellen

Het gebruik van tabellen is vooral makkelijk als je reeksen getallen en woorden in wil voegen. Met gebruik van de tabulatorstop wil dat ook wel lukken maar, in dat geval kun je een bepaalde kolom niet uitlijnen zoals jij dat wilt, want de instelling geldt dan voor de hele regel, dit in tegenstelling tot tabellen, waarin je elke cel apart kunt uitlijnen. Even een voorbeeldje van zo’n tabel, in dit geval een overzicht van een boekenbestand:

In bovenstaand voorbeeld staat alles links uitgelijnd, de nummers zijn allemaal even groot en dus is het ook niet belangrijk om zulks anders te doen. Bij een prijslijst ziet dat er anders uit:

Dit keer heb ik de kolom voor de prijs rechts uitgelijnd, omdat het een stuk makkelijker is bij het optellen als de getallen netjes onder elkaar staan. Ook heb ik een extra lege kolom tussengevoegd, waardoor er meer ruimte ontstaat tussen de getallen voor prijs en bestelnummer.

Je kunt heel gemakkelijk extra kolommen (cellen) of rijen invoegen, op welke plek je maar wilt en als een naam eens wat te lang is dan zal alleen de betreffende cel worden vergroot, maar alle andere gegevens op de regel en ook de volgende regel(s) blijven netjes naast elkaar.

Om rijen of cellen in te voegen plaats je de cursor in de cel waar je de bewerking uit wilt voeren. Vervolgens kies je uit het rolmenu Tabel de optie Invoegen en maakt je keuze, een extra rij, een extra kolom, rechts, links, onder of boven, wat je maar wilt. Als je de cursor precies boven de lijntjes van de tabel of de cel plaatst veranderd deze in een verticaal streepje met twee pijltjes, daarmee kun je de afmeting van je tabellen en/of cellen aanpassen.

Standaard wordt een tabel met randen weergegeven, maar die kun je verwijderen, dat doen we zo wel even, want we komen toch nog bij dat menu. Een leuke bijkomstigheid bij het gebruik van tabellen is dat je die een andere kleur kunt geven en desgewenst ook elke rij of cel apart. Dat gaat als volgt:

Je kunt rijen en cellen makkelijk selecteren met behulp van de linkse muisknop. Plaats de cursor in een rij of cel, druk de knop in en hou die vast, sleep naar de plaats waar je selectie moet eindigen en laat de muisknop weer los.