Microsoft Word 2000 voor beginners (deel 3)

Voor we verdergaan met andere zaken wil ik eerst nog even vertellen dat het gebruik van WordArt soms problemen kan geven als je documenten op een laserprinter af wil drukken. WordArt gebruikt namelijk veel geheugen. Een inkjet printer heeft daar geen problemen mee, want als de informatie in het geheugen is opgebruikt dan wacht zo'n printer tot een nieuwe voorraad is aangeleverd.

De wat oudere laserprinters hebben vaak een beperkt geheugen en daar zit dus ook het probleem, want dit type printers moet het complete document in het geheugen laden voordat het kan worden afgedrukt.

Om dit probleem te omzeilen kun je het WordArt object omvormen tot een plaatje door er een schermdump (PrintScrn) van te maken. Met je favoriete tekenprogramma kun je dan een gif of jpg plaatje maken en dat weer invoegen in je document, in plaats van het WordArt object. Dat gebruikt minder geheugen, waardoor ook de laserprinter het document af kan drukken.

Passend maken van tekst rond afbeeldingen

In de eerste aflevering heb ik het gehad over een stukje tekst rondom een afbeelding, daarbij vertelde ik al dat de tekst soms behoorlijk kon worden uitgetrokken en dus lang niet altijd netjes rond het object wordt geplaatst.

Er zijn een aantal mogelijkheden om dat te corrigeren. Markeer een regel of alinea en klik met de rechtse muistoets op de selectie. Kies Lettertype. Klik op de tab Afstand en Positie. Hier kun je de ruimte tussen de karakters aanpassen. Dat kan niet oneindig, want als je teveel verkleint gaan de karakters in elkaar overlopen, hetgeen de leesbaarheid van een document niet ten goede komt.

Een andere optie is het afbreken van woorden, een streepje midden in een woord aan het einde van een regel geeft al een heel ander beeld. Maar… dit is niet altijd de beste oplossing. Soms vallen er een aantal afgebroken woorden onder elkaar, waardoor je een aantal regels krijgt met streepjes aan het eind. Dat leest niet makkelijk en het is toch eigenlijk ook geen gezicht?

Woord afbreken is dus niet altijd te gebruiken, het ontsiert je werk en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Gelukkig zijn er nog andere mogelijkheden. Zo kun je zinnen soms anders formuleren terwijl ze inhoudelijk niet veranderen, met een beetje geluk komen lange woorden dan niet meer aan het einde van een regel, waardoor het afbreken van woorden niet meer noodzakelijk is. Je kunt ook een beetje met de afmetingen van je plaatje spelen, ietsje groter of juist een beetje kleiner… je zal zien dat hierdoor in sommige gevallen de tekst netjes op z’n plaats valt.

Voornoemde handigheidjes zijn vanzelfsprekend alleen noodzakelijk als je de optie aan beide zijden uitlijnen hebt ingesteld, bij de overige opties is zulks niet aan de orde.

O ja, nog even over de speller, ik heb die altijd aanstaan maar… dat wil niet zeggen dat een document foutloos wordt weergegeven. Grove typefouten worden er wel uitgelicht maar andere foutjes worden niet herkend, al helemaal niet als het bekende woorden zijn. Bijvoorbeeld, veer en ver zijn voor de speller allebei goed. Je kunt er dus niet blindelings op vertrouwen dat de speller alles voor je controleert en het kan dan ook geen kwaad om zelf het document nog een keertje na te lezen

Initialen gebruiken

In dit voorbeeldje heb ik een ander lettertype voor die eerste letter gekozen maar... dat is ook gelijk een aanleiding voor wat extra commentaar.

Als je een document voor eigen gebruik maakt is er geen enkel probleem, maar wil je het elektronisch verzenden dan zal de ontvanger ook over hetzelfde lettertype moeten beschikken. Als dat niet het geval is zal Word een standaard lettertype als vervanging kiezen waardoor het gewenste effect in de meeste gevallen verloren gaat.

Net als bij een plaatje kun je het initiaal een andere afmeting, kleur of randje geven, ook alweer door het eerst te markeren, maar daarvoor moet je wel precies op de rand klikken, zodat het kadertje rond het initiaal zichtbaar wordt, met een rechtse muisklik krijg je een menu te zien met onder andere de optie Randen en arcering… Met behulp van de blokjes in het kadertje kun je, indien dat wenselijk is, de afmeting(en) veranderen.

Autovormen en groeperen

Op de tekenbalk onder aan het scherm zie je de optie AutoVormen en als je daarop klikt een aantal menu’s met lijnen, rondjes, blokjes etc. Daar kun je handig gebruik van maken als je bijvoorbeeld een stukje tekst extra wil benadrukken of een figuurtje iets wil laten zeggen door middel van een tekstballon.

Je geen tekst kan typen over de autovorm! En dat kan ook niet, net zoals bij andere objecten als afbeeldingen en illustraties. Om het typen van tekst wel mogelijk te maken kun je via de eigenschappen van het object (AutoVorm opmaken, Indeling) de Instelling ’Achter tekst’ gebruiken, in dat geval loopt de tekst gewoon door het object heen, maar dan wordt het wel passen en meten met spaties en tabs om de tekst op de juiste plaats te krijgen.

Een Tekstvak biedt in dit geval een betere optie, want dat kun je eenvoudig over een afbeelding of autovorm heen plaatsen en in een tekstvak kun je uiteraard wel tekst typen, want die is voor dat doel gemaakt.

Laten we samen eens zo’n object maken:

Dan volgt de opmaak en daarvoor heb je een ruime keuze. Je kunt zowel de autovorm als het tekstvak apart opmaken. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen om elk van de objecten een eigen kleur te geven, wil je het tekstvak transparant maken zodat het object een geheel lijkt en wil je wel of geen (gekleurd) lijntje rond het tekstvak, kies maar uit.

Selecteer de autovorm met een rechtse muisklik en kies Autovorm opmaken… Je krijgt dan een soortgelijk menu als dat van afbeeldingen, illustraties en WordArt met tal van instellingsmogelijkheden.

Voor het tekstvak geldt hetzelfde, selecteer met de rechtse muistoets het tekstvak, dit keer moet dat precies op het randje van het vak, zodat een kader zichtbaar wordt en kies Tekstvak opmaken. Verder is het aan jou hoe het er uit gaat zien, transparant, kleuren, lijnen, kies zelf maar …

Tevreden met het behaalde resultaat? Prima, maar… we zijn nog niet helemaal klaar met het project. Het zijn nu nog twee losse objecten en dat is lastig voor het geval je later om een of andere reden je creatie moet verplaatsen. Al je moeite om alles netjes in elkaar te passen gaat dan verloren en je kunt weer vrijwel van vooraf aan beginnen en dat is niet wat je wilt?

Groeperen is de oplossing. Selecteer met de linkse muistoets de autovorm, druk de shifttoets in en klik op het tekstvak. Laat dan de shifttoets los. Als je goed hebt geklikt zijn beide objecten nu geselecteerd, niet? Dan nog maar eens proberen, denk eraan dat je bij het selecteren van het tekstvak precies op het randje klikt.

Gelukt? Klik dan met de rechtse muistoets op de selectie en kies de optie Groeperen, Groeperen. Beide objecten zijn samengevoegd en laten zich behandelen als één object. Je kunt je creatie nu verplaatsen zonder het object te beschadigen. Mocht je later nog iets willen veranderen dan ga je hetzelfde te werk maar in dat geval kies je Groeperen, Groep opheffen, waarna je beide objecten weer los van elkaar kunt verplaatsen.

Als gunstige uitzondering onder de autovormen vind je de tekstballon (Toelichtingen) want daarin kun je, net als in een tekstvak, wel direct tekst typen. Ook in dat geval blijft groeperen een makkelijke optie, daarmee kun je voorkomen dat je tekstballon op een andere plaats terechtkomt dan je figuurtje.

Zo, het gebruik van autovormen lijkt me nu wel duidelijk en het nut van groeperen is ook wel aangetoond, dus op naar het volgende onderwerp.

Een randje rond de pagina, leuk gezicht toch, het is niet altijd de beste keuze maar soms wel aardig om te zien en het is ook makkelijk te maken.

Je zal wel gemerkt hebben dat er wat beperkingen zijn bij de keuze van de dikte, want die mag niet kleiner dan 1 of groter dan 31 punten zijn.

Randen maken om tabellen, frames en stukjes tekst kan ook, maar in dat geval ben je beperkt in je keuze en kun je geen gebruik maken van illustraties, een optie die je bij het maken van paginaranden wel hebt.

Markeer een stukje tekst, kies Opmaak, Randen en arcering… Selecteer de gewenste stijl en klik OK.

Je kunt de rand groter of kleiner maken met behulp van de schuifjes in de maatbalk boven aan de pagina, maar zorg er dan wel voor dat alle regels binnen een rand geselecteerd zijn, anders wordt alleen de regel waar de cursor op staat aangepast en dat geeft de meest vreemde effecten.

Waar had je het net over? Hoor ik vragen, tabellen, frames? Jawel, dat klopt, maar dat gaan we op de volgende pagina bekijken...