Windows XP voor beginners (deel 11)

E-mail heeft niets van doen met het browsen ook al lijkt dat soms wel zo. Het is een op zich staand geheel en werkt via andere protocollen zoals POP (inkomend) en SMTP (uitgaand) die door de Internet aanbieder worden verstrekt, samen met je eigen unieke e-mail adres.

POP/SMTP mail servers werken met mailprogramma als bovengenoemd en dus niet via de browser. Maar er zijn uitzonderingen op die regel, want diverse organisaties bieden gratis e-mail adressen en die werken dan wel via de browser (dus HTTP). Soms kun je ook je eigen POP e-mail verwerken via de browser, maar dan alleen als jouw Internet aanbieder daarvoor een optie heeft. Dat laatste is wel makkelijk als je eens een tijdje van huis bent en toch contact wil blijven houden met je vrienden en bekenden.

Een e-mail adres ziet er zo uit: piet@wanadoo.nl ofwel naam@provider.land. De naam kies je zelf (je Internet account) of krijg je van je provider (dat is trouwens hetzelfde als Internet aanbieder). Dan volgt altijd het @ (apenstaartje) en daarna de naam van de provider en tenslotte het land.

Even voor alle duidelijkheid, omdat men die begrippen nogal eens door elkaar haalt: Internet adressen (URL's) beginnen altijd met http://etc. en e-mail adressen hebben altijd een @

Het zal je misschien ook al zijn opgevallen dat er zowel in Internet- als e-mail adressen vrijwel nooit hoofdletters worden gebruikt. Dat is omdat sommige servers daar niet mee uit de voeten kunnen, hoewel dat de laatste tijd steeds minder wordt.

Voor e-mail adressen is er geen echt elektronisch adresboek, je zal de adressen van je contacten van hen zelf of via andere bekenden moeten krijgen. Soms vind je een adres op een persoonlijke web pagina.

Voor het web browsen hoefde je alleen maar het pictogram van Internet Explorer aan te klikken waarna je gelijk aan de slag kon, maar voor je Outlook Express (of een ander e-mail programma) kunt gebruiken moet je eerst wat gebruikers gegevens invullen.

Een account maken - Die gegevens heb je, als het goed is, van je Internet aanbieder gekregen en meestal wordt je account bij het installeren van je Internet verbinding ook al voor je ingesteld, maar... als dit niet het geval was ga je als volgt te werk:

Start Outlook Express. Als dit voor het eerst gebeurt zal er automatisch een venster verschijnen waarin je de account gegevens in kunt vullen. Mocht dit niet zo zijn dan kies je uit het rolmenu Extra de optie Accounts... Klik op Toevoegen en kies E-mail... Met deze handeling zal het venster (Wizard Internet-verbinding) ook verschijnen.

In het eerste scherm kun je een naam naar keuze invullen, die naam wordt later als afzender weergegeven. Klik Volgende>

Vul je e-mail adres in. Let op, als je daarbij een typefout maakt zal je nooit een antwoord ontvangen! Klik Volgende>

In dit venster worden de server gegevens ingevuld. Het servertype laat je ongemoeid en als inkomende (POP) en uitgaande (SMTP) mail server vul je de gegevens in die je van je Internet aanbieder gekregen hebt. Klik Volgende>

In dit scherm moeten nog de gebruikersnaam en het wachtwoord worden ingevuld. Klik Volgende>

Met een klik op Voltooien en Sluiten is je account gemaakt.

NB. Afhankelijk van het abonnement is de gebruikersnaam soms gelijk aan het e-mail adres en moet die volledig, inclusief @ en wat daar achter staat worden ingevuld!

Werken met Outlook Express

Als je Outlook Express opstart zie je, net als bij zovele programma's, een werkbalk met rolmenu's, een aantal pictogrammen en wat andere vensters. Laten we die attributen eerst wat nader bekijken. Standaard heb je slechts een paar pictogrammen in beeld en persoonlijk vind ik het een stuk handiger om direct bij het opstarten naar Postvak IN te gaan, maar als jij het anders wilt moet je dat natuurlijk zelf weten

Helemaal onderin het welkomstscherm vind je de optie, zet er maar een vinkje voor, bij een volgende start zal Outlook Express met Postvak IN opstarten. Klik op E-mail lezen, waarna de volgende balk zichtbaar wordt:

Daaronder zie je links een aantal mappen en een venster Contactpersonen (dat is het, nu nog lege, adresboek waarin je e-mail adressen op kunt slaan). Rechts onder zie je twee vensters, het bovenste toont de ontvangen e-mail berichten en als je er een markeert zie je daaronder de inhoud van het bericht.

Heb je nog geen berichten? Geen nood, dan maken we er zelf toch een, dat is gelijk een goede test en als alles lukt weet je in elk geval zeker dat in- en uitgaande post werkt zoals het hoort. We sturen dus gewoon een berichtje aan onszelf:

Het bericht wordt verzonden en het venster Nieuw bericht wordt afgesloten. Klik nu af en toe op Verzenden en ontvangen, totdat het bericht wordt ontvangen. Ga dan naar Postvak IN. Zoals je kunt zien staat in het bovenste vak de afzender, het onderwerp en de datum vermeld. Als je daarop klikt (markeert) zal in het onderste venster de inhoud van het bericht verschijnen. Als je het bericht gelezen hebt kun je meerdere dingen doen: Beantwoorden, Doorsturen, Afdrukken en Verwijderen.

NB. Voor elke behandeling moet het betreffende bericht gemarkeerd zijn!

Beantwoorden: als je deze optie kiest dan zal een nieuw venster worden geopend met daarin het oorspronkelijke bericht. Normaal gesproken zou je jouw antwoord er netjes onder moeten typen maar, in de praktijk blijkt dat men zulks precies andersom doet en het antwoord boven het originele bericht typt, dus aan jou de keuze.

Als je een antwoord hebt getypt hoef je alleen nog maar op Verzenden te klikken, want het e-mail adres van de afzender is in dit geval al ingevuld.

Het pictogram Allen beantwoorden werkt precies eender, maar stuurt dan je antwoord naar alle betrokkenen van het oorspronkelijke bericht, dus in het geval dat een bericht aan meerdere personen werd gestuurd (deze optie wordt maar zeldzaam gebruikt).

Doorsturen: gebruik je als je het bericht interessant genoeg vindt om het ook aan anderen te laten weten. In dit geval zal je in het verschijnende venster zelf het e-mail adres van de geadresseerde moeten typen.

Afdrukken: spreekt voor zich, met een klik op dit pictogram wordt het bericht voor je op papier gezet.

Verwijderen: lijkt me ook duidelijk, het bericht wordt gewist maar... is nog niet echt weg, het komt in dat geval in de map Verwijderde items terecht.

Het Adresboek

Om alles wat makelijker te maken en een hoop typewerk (met mogelijke typefouten) te vermijden heb je een adresboek ter beschikking. Klik maar op het pictogram Adressen. Zie je die niet? Maximaliseer dan het venster van Outlook Express, dan komt het wel in beeld. In het adresboek kun je alle e-mail adressen opslaan, je kunt ze zelf typen of automatisch toe laten voegen als je een e-mail hebt ontvangen (klik daarvoor met de rechte muistoets op een ontvangen bericht - in het bovenste venster - en kies de optie uit het rolmenu).

Het aardige is dat je voortaan bij het opmaken van een nieuw bericht het e-mail adres toe kunt (laten) voegen. Dat kan op twee manieren:

Dubbelklik op de gewenste naam in het contactpersonen venster en een Nieuw bericht (met de naam al voor je ingevuld) verschijnt of...

Klik op Nieuw bericht en vervolgens op het knopje Aan: en het adresboek verschijnt. Markeer je keuze en klik op Aan: -> en op OK. Het adres wordt voor je ingevuld.

Als je de laatste optie gebruikt zie je nog een aantal opties om een e-mail adres te kiezen. Naast Aan: -> zie je ook CC: -> en BCC: ->

CC is de afkorting voor Carbon Copy. Deze optie kun je gebruiken als je een bericht naar meerdere personen wilt sturen en de eerste geadresseerde daar ook kennis van wilt laten nemen (de andere geadresseerde(n) word(en)t in het bericht getoond).

BCC staat voor Blind Carbon Copy. Geadresseerden die daarmee worden toegevoegd zijn niet zichtbaar in het bericht. Dit is veruit de beste optie als je een bericht aan meerdere personen wilt sturen, immers, wat hebben ontvangers aan jouw adressen? En... je overige contacten zullen het ook niet echt op prijs stellen als hun e-mail adres onnodig verspreid wordt, zulks in verband met privacy.

Zo, nu weet je hoe je kunt verzenden en ontvangen maar, er is nog meer te vertellen! Eerst maar even over de mappen in het linkse venster.

In Verzonden items wordt een kopie bewaart van verzonden berichten, dat is makkelijk om nog eens te kijken wat je ook alweer geschreven had. In de map Verwijderde items vind je alle eerder gewiste berichten terug.

NB. Het is aan te bevelen om de mappen Verzonden- en Verwijderde items van tijd tot tijd leeg te maken, dat houdt het geheel opgeruimd en overzichtelijk.

Concepten dient om berichten wat langer te bewaren, maar je kunt ook zelf mappen maken voor dat doel. Klik daartoe met de rechtse muistoets op een van de bestaande mappen en kies Nieuwe map... uit het menu. Er verschijnt een venster Map maken, waarin je een naam voor de nieuwe map kunt typen. Het markeren van een van de overige mappen bepaald waar de nieuwe map wordt geplaatst. Kies je Lokale mappen dan komt de nieuwe map netjes in het bestaande rijtje, maar als je een andere map selecteert dan wordt de nieuwe map daarin geplaatst.

Aanhangsel(s) meesturen

Net als met de reguliere post kun je met elektronische post afbeeldingen en bestanden meesturen. Dat noem je een bijlage of aanhangsel. Je kunt er meerdere aan een bericht hangen maar... moet daarbij wel rekening houden met de afmetingen van die bestanden, want ze moeten wel bij de ontvanger in de postbus passen.

De diverse Internet aanbieders stellen een bepaalde ruimte ter beschikking, die over het algemeen wel groot genoeg is, maar in veel gevallen is die ruimte beperkt, zeker als het om gratis e-mail adressen gaat!

Je kunt een bijlage op twee manieren toevoegen aan een bericht.

Slepen: Je hebt bijvoorbeeld een foto in de map Mijn afbeeldingen, ga dan als volgt te werk. Open eerst een nieuw bericht en vervolgens de map Mijn afbeeldingen. Klik op de gewenste afbeelding en hou de muisknop ingedrukt. Sleep de afbeelding tot boven het nieuwe bericht en laat de muisknop los. Als je poging geslaagd is zal de naam van de afbeelding verschijnen in een extra venster Bijlage.

Invoegen middels het rolmenu van het nieuwe bericht. Als je op die optie klikt vind je de optie Bijlage... als je daarop klikt verschijnt er een venster waarin je kunt bladeren. Blader naar het gewenste bestand, markeer het en klik op de knop Bijlage, het bestand wordt aan het bericht toegevoegd.

Aanhangsel(s) opslaan

Als je een aanhangsel wilt bewaren dan klik je op de paperclip van het bericht, daar vind je de optie Bijlagen opslaan... Als je daarop klikt verschijnt een venster waarin je de gewenste locatie aan kunt geven, klik op de knop Bladeren... en kies de gewenste map. Klik op Opslaan om de bijlage op te slaan.

Achtergrond en opmaak.

Tot slot nog een mogelijkheid om je berichten wat te verfraaien. Naast het pictogram Nieuw bericht zie je een pijltje, als je daarop klikt verschijnt er een venstertje met de optie Briefpapier selecteren... Selecteer in het venster Briefpapier selecteren een van de voorbeelden. Klik op OK en een nieuw bericht zal worden geopend met de door jou gekozen achtergrond.

Niet tevreden? Dan is er nog de knop Nieuw (in het venster Briefpapier selecteren). Als je die aanklikt verschijnt de Wizard Briefpapier, klik maar op de knop Volgende> en met een beetje proberen en geluk maak je zelf het mooiste briefpapier.

Net als in een tekstverwerker heb je ook in Outlook Express een aantal attributen voor opmaak van tekst. Maar alleen als je gebruik maakt van de optie Rich Text (HTML).

Vet, schuin, onderstreept, verschillende kleuren en lettertypen, uitlijnen, inspringen en meer, vrijwel alles wat je met een tekstverwerker kan doen is ook beschikbaar voor het Rich Text (HTML) bericht.

Outlook Express biedt ook een optie om een bericht in zogenaamde platte tekst op te maken, dat komt weleens van pas, bijvoorbeeld als het e-mailtje naar een gebruiker moet waarvan je weet dat die alleen over een eenvoudig e-mail programma beschikt. Maar in dat geval zullen alle opmaak opties ontbreken.

Tip: Als je een bericht hebt ontvangen met veel opmaak en plaatjes en je wilt op een eenvoudige manier het bericht beantwoorden (dus zonder alle toeters en bellen), klik dan op Beantwoorden... en kies Opmaak, Tekst zonder opmaak. Alle onderdelen wordt dan verwijderd en alleen de tekst blijft over, ook als je daarna weer omschakelt naar Rich Text (HTML).