SAP Financials R3 4.6

 

 

Inhoudsopgave

 

1.       Overview.. 3

2.       Organization in Accounting.. 4

3.       Basis inrichting FI 5

3.1      Organizational structure (Definitie ondernemingsstructuur) 5

3.2      Basisinstellingen FI 5

3.3      Basisinstellingen documents. 6

4.       Grootboek (FI-GL General Ledger) 8

4.1      Account Master data. 8

4.2      Master data customizing. 9

4.3      Financial transactions. 10

4.3.1      Algemeen. 10

4.3.2      Handmatige boekingen. 10

4.3.3      Overzichten. 11

4.4      Clearing procedures (vereffening) 12

4.4.1      Automatisch clearen (F.13) 12

4.4.2      Overige mogelijkheden in clearing. 12

4.5      Taxes. 13

4.6      Foreign currencies. 15

4.7      FI  Closing & Reporting. 17

4.8      Scheduler / financial calender 19

4.9      Planning in FI (budgetting) 20

5.       Debiteuren (FI-AR Accounts Receivable) 21

5.1      Customer Master data. 21

5.2      Master data customizing. 21

5.3      Betalingsverwerking en open item beheer 22

5.4      Special G/L transactions. 22

5.5      Credit control 24

5.6      Dunning (FI - Aanmanen) 25

5.6.1      Basisinstellingen. 25

5.6.2      Overige instellingen dunning. 26

5.6.3      Aanmanen met rente berekening. 26

5.6.4      Functionele uitvoering dunning. 27

5.7      Correspondence. 28

6.       Crediteuren (FI-AP  Accounts payable) 29

6.1      Vendor Master data. 29

6.2      Master data customizing. 29

6.3      Banking (FI-BL   Bank related accounting) 30

6.3.1      Basisinstellingen IMG.. 30

6.3.2      Functionele uitvoering payments. 32

7.       Treasury. 33

8.       Activa (FI-AA  Asset accounting) 35

8.1      Organisatie structuur 35

8.1.1      Asset classes (activa klassen - OAOA) 36

8.1.2      Customizing postings. 37

8.2      Asset Master data. 37

8.3      Transacties met activa. 38

8.3.1      Acquisition (aankoop) 39

8.3.2      Depreciation (afschrijving) 39

8.3.3      Asset Retirement 39

8.3.4      Transfer 40

8.4      Asset  closing. 40

9.       Special Purpose Ledger (FI-SL) 40

10.      Diverse FI 41

11.      FI Terminology. 43

12.      Versie- en Configuratiebeheer. 44

 

 

 

Conventies

 

<< Algemene opmerking >>

(FBN1): Transactiecode

(T001): Tabel

 

 

 


1.       Overview

 

 

 

Financials

 

FI-GL                General Ledger Accounting (Grootboek)

FI-AP                Accounts Payable (Crediteuren)

FI-AR                Accounts Receivable (Debiteuren)

FI-BL                Bank related accounting

FI-AA                Asset Accounting (Activa)

FI-SL                Special Purpose Ledger

FI-FM               Funds Management

FI-LG                Legal Consolidation

FI-TV                Travel Management

 

Controlling (CO)

 

Treasury (TR)

 

TR-CM              Cash management, Bankafschriften / Electronic Banking

TR-CB              Cash budget management

TR-TM              Treasury management

TR-MRM           Risk management

TR-CM              Cash management

 

Enterprise Controlling (EC)

Management consolidatie, PCA

 

Executive Information System (EIS)

Bedrijfsbrede beheersingstools

 

Investment Management (IM)

Beheersing en planning van bedrijfsbrede en individuele investeringen

 

Project system (PS)

 

Real Estate Management (RE)

Onroerend goed beheer

 

 

 

 

 

 

2.       Organization in Accounting

 

Basis: Company code (Fiscaal onafhankelijke eenheid)

Tekstvak: Client(National tax law view) (Land, Valuta, Taal, Adres)

Rapportages:     - P/L statements, Balance sheets;

 

Tekstvak: Operating concern (PA)
 

 


 

 

Tekstvak: Controlling Area (CO) 

 


 

Tekstvak: Company code (FI) Tekstvak: Company code (FI)
 

 

 


Organizational structures

 

Corporate group – CO

Company (maatschappij) (Legal autonomous entity)

 

Overige FI entiteiten

 

Business Area (Internal segment reporting for product divisions of regional structures)

De BA is slechts een code en omschrijving die dwars door de company codes in FI boekingen kan worden vastgelegd. BA areas zijn in veel stamgegevens als default vast te leggen. M.b.v. de combinatie Company code / Business Area kunnen balans en P/L rapporten gecreëerd worden.

Tevens zijn vaste activa, debiteuren, crediteuren en voorraden te evalueren per BA. Bij gebruik van CO is het gebruikelijker om profit centers te gebruiken i.p.v. BA’s (Internal Areas of responsibility. Costs centers, assets, materials, production en customer orders. Meer detail informatie).

<< BA reporting moet geactiveerd worden in de bedrijfsgegevens >>

 

Credit control Area (Areas of responsibility for credit monitoring):

De credit control Area is bedoeld voor het rapporteren van het kredietbeleid van een bedrijf. In de basis bestaat de CA alleen uit een code, een valuta, een kredietbedrag en de manier waarop SD gegevens moet bijwerken. Er kunnen meerdere company codes aan één CA toegewezen worden. Eén company code kan echter slechts aan één CA toebehoren. Bij de company code assignment kun je aangeven of de credit control Area overschreven mag worden.

 

Dunning Area

De dunning Area is een (niet verplichte) mogelijkheid om meer differentatie toe te passen binnen je aanmaanprocessen. Je kunt verschillende DA’s gebruiken om per klant meerdere aanmaanprocedures te kunnen sturen of om een extra selectie mogelijkheid te hebben bij de selectie van openstaande posten.

De DA wordt vastgelegd per line item vanuit FI, MM, SD enz. Zo kan per openstaande post gestuurd worden. Indien de DA nog niet aanwezig was bij de klant/leverancier wordt deze door SAP automatisch in de klantstam vastgelegd. M.b.v. afleidingsregels (derivation) kan bijv. in SD de DA automatisch bepaald worden a.d.h.v. bijv. de sales Area.

 

 

Verschil tussen FI en CO

 

FI is met name gericht op external reporting oftwel het uitdraaien van de balans en winst/verlies rekening. Hierbij ben je gebonden aan de fiscale wetgeving zoals die in het betreffende land is vastgelegd. De manier waarop de fiscus of de aandeelhouders de cijfers willen zien geeft echter niet altijd voldoende informatie om dagelijkse sturing te kunnen geven aan de bedrijfsprocessen. CO is daarom ook meer gebaseerd op interne verslaggeving en management informatie.

 

 


3.       Basis inrichting FI

 

 

3.1        Organizational structure (Definitie ondernemingsstructuur)

 

§         Company code (bedrijf)*;

§         Company (maatschappij. Verzameling van company codes met identiek fiscaal jaar en chart of accounts);

§         Credit Control Area (kredietbewakings gebied - OB45);

§         Business Area (Interne rapportage van bedrijfssegmenten zoals produkt divisies of regionale structuren. De BA is slechts een code die dwars door de company codes heen gebruikt kan worden. ;

§         Functional Area (functiegebied);

§         Financial Management Area (Budgetgroep).

 

De basis van de financiële administratie ligt in de company code. Deze kan gekopieerd worden in customizing (kopiëren company code EC01). Hierbij kan gebruik gemaakt worden van company templates. Het kopiëren van gegevens heeft betrekking op gegevens binnen dezelfde client.

 

Weergeven organisatie structuur en assignments:

Binnen de customizing transacties voor organisatie objecten (org. units) kunnen de onderlinge structuren eenvoudig weergegeven worden via volgende pad: -> Ganaar -> Organistatiestructuur -> Navigatie.

 

Basic configuration (Algemene instellingen)

Country codes (Standaard ISO codes, currency, bankrek. def., BTW nummer checks)

 

 

 

3.2        Basisinstellingen FI

(> IMG, FI, Basisinstellingen FI, ..)

 

Company code settings (OBY6)

Basisgegevens

-          Huisvaluta* wordt gedefinieerd bij aanmaken company code;

-          Chart of accounts* en eventueel een Secondairy (local) chart of accounts;

-          Fiscal year variant* (boekjaarvariant);

-          Field status variant*;

-          Posting periods variant* (Var. boekingsperioden)*;

-          NAW, Fiscale info (BTW/Intrastat nummers)

-          Verhouding bedrijfsnummer t.o.v. controlling Area;

-          Company productief Ja/Nee;

 

* Minimaal benodigde stamdata

 

Fiscal year variant (Boekjaar variant - OB29)

Basis definitie boekjaar varianten. Aantal boekingsperioden, aantal speciale perioden, periode indeling gelijk of ongelijk aan kalenderjaar. De speciale periodes zijn alleen nuttig voor de jaarafsluiting. Hiermee kunnen bijv. aparte mutatiebalansen uitgedraaid worden over de correctie perioden. (Max. 16 perioden)

Parameters: Mogelijke varanten: Boekjaar = kalenderjaar of Boekjaar handmatig ingeven (Perioden zijn geen maanden of boekjaar loopt over twee kalender jaren).

 -> Overzicht/toewijzen company code aan variant (OB37)

 

Field status variant is een combinatie van field status groups (OBC4)

(> Document, Line item, Controls)

Field status group bevat beschikbaarheids instellingen in document entry scherm lay-outs. Voor alle invoervelden kan aangegeven worden of deze onzichtbaar, required of optional is. Samen met de posting key wordt hiermee het schermbeeld bepaald bij real postings.

De field status group wordt vastgelegd in de GL master records.

(Field statuses: Suppres, Required, Optional, Display)

N.b. Koppelen van de company code met de field status variant (OBC5)

 

3.3        Basisinstellingen documents

(>IMG, FI, Basisinstellingen FI, Document, ..)

Number ranges for accounting documents (FBN1)

Id, company, jaar, range, intern of extern bepaald.

 

Nummerreeksen kunnen ingevoerd worden per jaar. Indien dit niet gewenst is kan als jaartal 9999 ingegeven worden. Let erop dat nummerreeksen aangemaakt zijn voordat het nieuwe jaar begint. Dit moet duidelijk vastgelegd worden in een eindejaars document.

Externe nummering is zowel numeriek als alfanumeriek mogelijk en altijd jaarafhankelijk. Het systeem controleert bij ingave of het nummer uniek is voor dat jaar.

De nummerreeksen X1 en X2 zijn exclusief gereserveerd voor resp. recurring en sample documents.

Nummerreeksen kunnen alleen verwijderd worden als het nog niet gebruikt is in een document.

 

<< SAP adviseert om nummerreeksen gelijk te houden voor alle company codes. Hiervoor is een copy functie beschikbaar >>.

<< Billing documents: nummerreeksen voor facturen worden bepaald op client niveau en lopen vaak dus niet gelijk aan FI documents die gekoppeld zijn aan een company code. Het billing doc. nr. wordt ingevuld in het referentieveld van het FI document. FI documentnrs. worden in dit geval intern bepaald >>.

 

Document type (OBA7) (T003)

(.., Document, Documentkop, ..)

De basisfunctie van het doc. type is om onderscheid te maken in verschillende transacties en als zoekcriterium in overzichten.

> (belangrijkste) parameters:

-          Koppeling met nummer reeks (een nummerreeks kan aan meerdere doc. types gekoppeld zijn);

-          Storno doc. type (Reverse doc. type): indien gewenst een doc. type dat gebruikt dient te worden bij het terugdraaien van documenten. Nb. bij doc.types met externe nummering moet deze verplicht gekoppeld worden aan een doc.type met interne nummering;

-          Eén of meerdere klanten, leveranciers per boeking in te geven;

-          Rekeningsoort (Account  types): grootboek, deb, cred, activa, materiaal;

-          SAP billing doc.: document type wordt gebruikt bij het aanmaken van billing docs;

-          Default exchange rate type;

-          Netto boeken: Bij inkoopfacturen worden betalingskortingen bij alle subregels afgetrokken.

-          Aantal scherminstellingen zoals referenties enz.

<< Documenttype AB kan als enige voor elke soort boeking gebruikt worden >>

 

Posting Key (Boekings sleutel - OB41);

(.., Document, Documentpositie, ..)

De posting key bepaalt o.a. de invoerlay-out. Daarnaast vindt er ook sturing plaats voor verdere data verwerking (vb. bij betaling, omzet, debet of credit).

> (belangrijkste) parameters:

-          Debet of credit, Storno boekingssleutel, Rekeningsoort (Account  types)

-          Overige gegevens zoals omzetgerelateerd (voor omzet overzichten);

-          Veldsturing. In standaard SAP staat de veldsturing van de posting keys volledig op optional zodat de veldsturing in documenten bepaald wordt door de Field status group in de grootboekrekening. SAP adviseert deze standaard settings aan te houden. Voor beinvloeding van debiteuren en crediteurenboekingen wordt echter geadviseerd om de sturing vanuit de posting keys te doen.

 

Opbouw van boekingssleutels:

A.      Inkoop, verkoop, grootboek

B.      Relevant to sales: factuur + storno, creditfactuur + storno

C.      Not relevant to sales: binnenkomende en uitgaande betaling

 

 

Debet

Credit

Debiteuren factuur / credinota

01

11

Crediteuren credit nota / factuur

21

31

Grootboek

40

50

 

<< In de versies voor 4.5 waren doc.types en boekingssleutels zeer duidelijk aanwezig bij het invoeren van boekingen. Binnen de nieuwe eenscherm of enjoy transacties worden deze gegevens op de achtergrond bepaald. >>

Posting periods (Boekingsperioden – OB52);

(.., Document, Boekingsperioden, ..)

  1. Varianten maken (OBBO);
  2. Boekingsvarianten toewijzen aan bedrijven (OBBP);
  3. Tijdvakken vastleggen.

 

Features:          - Perioden zijn op te geven per rekeningsoort (grootboek, deb, cred, activa, materiaal) of alle rekeningsoorten. Per rekeningsoort kan weer een range van waarden (b.v. grootboekrekeningen, debiteuren) opgegeven worden;

                        - Twee ranges van perioden (range = van + t/m periode);

                        - Autorisatie groep (rechtenindeling voor het maken van boekingen);

 

<< Met name bij periodieke/maandelijkse rapportage adviseert SAP afgesloten perioden te blokkeren

tegen het maken van boekingen. >>

<< Document types en posting keys worden vastgelegd op client level. >>

 

 

Overige instellingen documenten

 

§         Centrale transactie voor document instellingen (O7L1);

 

§         Centrale transactie voor document registratie (O7L2);

 

§         Amount Limits and Tolerances

(>IMG, FI, FI Global settings, Document, Line item – OBA4/OB57) Per werknemer

(>IMG, FI, Subadministratie deb/cred, zakelijke transacties, Betalingen, … - OBA3) Per klant/leverancier

Per gebruiker/gebruikers groep en klant/leverancier kun je limieten stellen aan te boeken waarden in termen van totalen per boeking, per deb/cred. open post, betalingskortingen en tolerantie percentages voor het automatisch boeken van betalingsverschillen. De laagste waarde is altijd geldig. Limieten en toleranties kunnen eventueel in groepen vastgelegd worden en zijn company code afhankelijk.

<< Zonder deze instelling kun je geen boekingen doen. >>

 

§         Overview van instellingen voor grootboekboekingen (O7L1)

(>IMG, FI, Grootboekadministratie, Zakelijke transacties, Grootboekrekening boeking)

 

§         Document change rules (Doc. wijzigings regels – OB32)

Per veld in BKPF, BSEG en BSEC kun je aangeven of het wijzigbaar is en onder wat voor voorwaarden (v.b. periode mag niet afgesloten zijn).  Hierbij kan weer onderscheid gemaakt worden naar rekeningsoort.

Indien in de grootboekrekening aangegeven, kunnen ook automatisch gegenereerde boekingen  gewijzigd worden.

De volgende zaken zijn per definitie niet wijzigbaar: (Bedrag, grootboekrek., posting key, boekjaar, btw bedrag).

 

§         Voorstelwaarden voor document bewerking

(>IMG, FI,Basisinstellingen FI, Document, Voorstelwaarden voor documentbewerking, ..)

o        Documenttype en bookings sleutels (OBU1)

Alle financiele documenten worden vastgelegd in het BSEG bestand. Alle verschillende transacties om boekingen op rekeningsoorten (deb, grtbk, ..) te maken zijn views met bepaalde defaultwaarden. De defaultwaarden kunnen hier vastgelegd worden. Geeft ook een mooi overzicht van alle soorten invoer transacties beschikbaar voor FI documenten.

o        Voorstelwaarden: Boekjaar (OB63) en Valutadatum (OB68)

Per company code kan het voorstel aan of uit gezet worden.

o        Meldings besturing voor documentenbewerking.

 

§         Opbouw schermlay-out bij boekingen

De opbouw van het scherm wordt bepaald door de volgende factoren:

- Gegevens ingevuld in de header kunnen door het systeem onderdrukt worden in de subregels ;

            - Elke gebruiker kan Processing options instellen;

            - Grootboek master data zoals BTW relevantie;

            - Scherm varianten;

            - Field status group + posting key.

4.       Grootboek (FI-GL General Ledger)

 

 

4.1        Account Master data

(Create centrally - FS01)

 

Level 1: Chart of accounts (grootboekschema)

 

-          Grootboeknummer;

-          Account group;

-          Sample account (defaultaccount welke default gegevens toevoegt bij het aanmaken van de company gegevens);

-          P/L of balance account;

§         Functional area (evt. voor P/L account);

§         Retained earnings account (P/L statement account type);

-          Omschrijvingen (kort, lang, diverse talen);

-          Consolidatie gegevens

 

 

Level 2: Company

 

-          Account currency (Indien ander currency is ingevuld dan de comp.code currency, kan alleen in die afwijkende valuta geboekt worden vb. bankrekening in DEM. (verplicht veld);

-          Only balances in local currency (mutaties worden alleen in lokale valuta geregistreerd. Met name bedoeld voor clearing accounts (cash, GR/IR) evt. met open item registratie. Niet mogelijk voor deb/cred reconciliation accounts);

-          Tax categorie: (Zie hoofdstuk over taxes; leeg laten indien niet tax relevant);

-          Recon. account for acct. type (indicatie indien reconciliatie account – vb. deb, cred, assets);

-          Open item management (Indien clearing gewenst is om de rekening op nul te laten komen. Meeboekrekeningen zijn automatisch OI);

-          Line item display: verdichten transacties ja of nee. Vb. deb, cred, btwrek., voorraad. Bij keuze voor line items dient de sort key ook aangegeven te worden;

-          Sort key: De sort key geeft sturing aan de invulling van “allocatieveld” in boekingsregels. Dit is het standaard sorteringsveld voor weergaven. Sort keys zijn evt. zelf te definieren.

-          Field status group (veldsturing voor postings. zie basisinstellingen FI / field statusvariant);

-          Post automatically only (postings alleen via account determinations);

§         Supplement auto. postings (kunnen automatische boekingen handmatig aangepast worden. bv. om een cost center toe te kennen);

 

Special functions in editing

-          Edit financial statement (direct wijzigen van te selecteren financial statements);

-          Start activity (opstart mode van de transactie – distplay (default), create, change, enz.);

-          Edit cost element.

-          Block en delete

 

 

Verwijderen grootboekstamgegevens

Zolang er op een grootboekrekening niet geboekt is, kan deze verwijderd worden. Dit kan in twee stappen:

-          In grootboekrekening markeren voor verwijderen;

-          In de IMG verwijdering definitief doorvoeren m.b.v. verwijderen stamgegevens (OBR2).

 

Transporteren grootboekschema

Het grootboekschema is op twee niveaus te transporteren:

-          Grootboekschema: In de IMG bestaat hiervoor een speciale transactie;

-          Bedrijfsgrootboekgegevens: Bedrijfskopie functie “Compare company code”. (Send – FS15 en Receive – FS16). Dit transport werkt via een bestand i.c.m. een BIM.

 

Snel creëren van grootboekrekeningen:

Sample account, create with reference, copy from other company.

De sample account is een voorbeeld rekening met default gegevens. Dit lijkt sterk op het “create with reference” principe echter de sample account kan tevens gekoppeld worden aan data transfer rules om hier meer controle over te hebben. (Vb. kan een reeds aanwezige waarde overschreven worden enz.)

 

 

 

4.2        Master data customizing

(>IMG, FI, Grootboek, Grootboekrek, Stamgegevens, Voorbereiding)

 

Chart of accounts (Grootboekrekening schema - OB13)

-          Lengte grootboekrekening (meestal 6 posities);

-          Handmatig of automatisch creëren kostensoort;

-          Concern rekeningschema;

-          Block indicator: hiermee kan je de chart bevriezen en zorgen dat er geen nieuwe grootboekrekeningen meer aangemaakt worden.

 

Koppelen van de chart of accounts

Afhankelijk van rapportagebehoeftes zijn er drie levels van chart of accounts:

-          Operational: Standaard rekeningschema gekoppeld aan de company code

-          Local: Land gerelateerd rekeningschema dat tevens aan de company code gekoppeld kan worden. In de bedrijfsspecifieke gegevens  van de grootboekrekening dient het landspecifieke rekeningnr. vastgelegd te worden.

-          Corporate: Overkoepelend concernschema. Dit rekeningschema kan gekoppeld worden in stamgegevens van de verschillende charts of accounts. In de grootboek stam moet het concern rekeningnummer ingegeven worden.

N.b. dit is niet consolidatie aangezien hiermee geen rekening courant verhoudingen en eliminaties zichtbaar zijn.

 

Integratie modules o.b.v. systeem Bakker

 

Module

Grootboek klassen

FI-GL

0, 1, 2, 4, 8, 9

CO-CCA

4, 5

CO-OPA

5, 6

CO-PA

8, 9

MM

1, 3, 4

SD

1, 7, 8

FI-AA

0, 4

PP

3, 4, 6, 7

 

 

Accountgroups (Rekeninggroepen - OBD4)

Rekeninggroepen worden gebruikt om het grootboekschema op te delen in functionele groepen zoals Assets, Liquide middelen, Winst en verlies en bepaalt tevens het nummer interval en invoerscherm. Doordat de belangrijkste karakteristieken worden vastgelegd wordt de invoer van nieuwe grootboek rekeningen hiermee vereenvoudigd en invoerfouten voorkomen.

 

M.b.v. de number range wordt een nummerreeks toegekend aan de gewenste functionele gebieden. Met veldstatusbeheer wordt de schermlay-out bepaald voor de company afhankelijke gegevens

 

Schermsturing o.b.v. activiteit (Create, Change, Display grootboekrekening - OB26).

 

Retained Earnings Account (Resultaat-transport rekening - OB53)

Voor de balance carry forward kan per (winst en verlies) grootboekrekening een resultaatrekening gekoppeld worden.

Operatiecode: BIL

Let op:.Hoewel er wel posting keys aangelegd worden voor operatie code BIL, worden er geen documents aangemaakt voor automatische carry forward postings.

 

 

4.3        Financial transactions

(FI, Grootboek, …)

4.3.1          Algemeen

 

Elke business transaction in SAP wordt bewaard in een document en opgeslagen per combinatie van Company code/Boekjaar/Documentnummer”

 

 

Financial documents

 

De minimale informatie benodigd voor het boeken (posting) van een document is als volgt:

Header

Line items (segments)

 

Bijzonderheden:

-          Posting date (boekingsdatum): Datum (en periode) waarop de boeking in het grootboek geregistreerd wordt;

-          Document date (transactie datum): Informatieve datum bijv. factuurdatum van een inkoopfactuur;

-          Valuta en koers: Het systeem vult bij elke posting de laatst gevulde valutacode in.

§         Alleen valutacode: Het systeem vult de koers in o.b.v. de posting date;

§         Valutacode en valutadatum: Het systeem vult de koers in o.b.v. de valuta datum;

§         Valutacode en koers: Vul de koers handmatig.

-          Partner Business Area: Kan zowel in de header als in de subregels ingegeven worden. Bedoeld voor eliminaties tussen business areas. Wordt nog verder uitgezocht.

-          Reference: Referentie nummer, bijv factuurnummer;

<< Bij oudere GUI’s bestaat de optie “additional data” waarin velden te zien zijn die niet meer op het scherm passen” >>

 

4.3.2          Handmatige boekingen

 

Normale boekingen

-          Grootboekrekening boeking (F-02): Standaard memo boeking.

-          Valuate foreign currency (F-05): Naast de specifieke programma’s (zie FI closing) voor herwaardering van vreemde valuta’s kun je hier handmatig grootboek rekeningen herwaarderen en naar een koersverschillen rekening boeken. (de grootboekrekening mag geen open posten beheer hebben).

 

Boekingen met clearing

-          Incoming payment;

-          Outgoing payment;

-          Post with clearing.

§         Deze laatste optie bevat tevens de grootboekclearing (transfer posting) en is in de IMG uit te breiden met andere clearingtransacties.

 

Standaard boekingsfuncties

- Overview: Weergave van de volledige boeking voor posting.

- Simulate: Simulatie van de boeking t.a.v. regels die automatisch gegenereerd worden. (bijv. BTW en intercompany transacties, koers verschillen, betalingsverschillen).

 

Gebruikers instellingen

(Settings -> editing options - FBOO)

- Voor bepaalde gebruikers zijn sommige velden niet interessant. Een aantal van deze velden kunnen onderdrukt worden. Indien je de settings opslaat worden deze vastgehouden in de user master record.

-          Control totals: In de gebruikers instellingen kunnen controle bedragen ingegeven worden (bijv. per grootboekrening of per klant). Bij het boeken van documenten worden deze in de controle tabel bijgehouden. De functie heeft meerdere mogelijkheden:       

·         Het totaal van de geboekte bedragen wordt bijgehouden;

·         De geboekte bedragen worden afgetrokken tot het bedrag 0 is;

·         De geboekte bedragen worden bij het controle bedrag opgeteld als eindbalans.

 

Bijzonder functies bij het boeken van documenten:

Holding documents: Als je een document niet af kunt maken kun je het tijdelijk opslaan om het op een later tijdstip af te maken. Je kunt zelf een nummer of een code opgegeven. Het later opvragen van het document is mogelijk in dezelfde transactie.

Parking documents (F-65): Documenten waarvan je van te voren weet dat je ze niet kunt afmaken (bijv. omdat je de cost centers niet weet) kun je invoeren via de parking transactie. De documenten worden dan tijdelijk geparkeerd en krijgt een tijdelijk speciaal nummer toegewezen. Later kan het document afgemaakt en gepost worden.

<< N.b. parked doc’s kunnen ook goed gebruikt worden in een approval en release procedure >>

 

Referentie documenten (versnellen invoer)

Boeken met referentie: (Post with reference)

Ophalen van een eerder gemaakte boeking of sample document. Bedragen e.d. zijn volledig aan te passen voordat het document bewaard wordt;

Sample document

Binnen een aparte nummering kun je voorbeeld documenten vastleggen. Bij het maken van echte boekingen kun zo’n document opgeroepen worden, waarna deze eventueel gewijzigd of aangevuld kan worden met CO objecten.

Account assignment models

Deze zijn nog flexibeler dan sample documents omdat deze niet in balans hoeven te zijn. Er zijn geen voorwaarden aan de indeling. Ook verdeling van bedragen o.b.v. percentages is mogelijk.

 

Automatisch genereren van boekingen

Recurring documents (doorlopende boekingen)

Dit zijn vaste boeking die regelmatig terugkomen. Alleen boekingsdata en perioden veranderen.

Twee manieren:             - Aantal boekingsperioden en boekingsdag (maandelijks);

                                    - Run schedule met vastgelegde data.

 

Terugdraaien/storneren van documenten

Customizing storno (IMG, FI, Grootboek, Zakelijke transacties, Doc. reversal, ..)

Handige transactie om boekingen terug te draaien. Let wel op het volgende:

-> het systeem vraagt om een reversal reason en deze bepaald:

            - of dezelfde of een in te geven boekingsdatum wordt gebruikt;

            - tegenboeking of stornoboeking

 

4.3.3          Overzichten

- Display document (FB03): Basis transactie om een geboekt document weer te geven:

- Display balances (FS10): Saldi per periode. Doorzoemen mogelijk:

- Display Line items (FBL3): Grootboek mutaties.

 

De lay-out en sorteringen van de grootboek mutaties is volledig te customizen.

(IMG, FI, Grootboek, Grootboekrek, Posten, Weergeven posten, …)

§         Regelopbouw (O7Z3);

§         Veldselecties (O7F4):

§         Sorteervariant (O7S7);

§         Totalenvariant (O7R1);

§         Werkvoorraad (OB55):

Worklist (werkvoorraad): Dit is een extra mogelijkheid om bij weergave meerdere bedrijven en/of meerdere grootboekrekeningen te tonen. Dit zijn ook selectie varianten.

(Werkt identiek bij weergave van subadm. deb. en cred.)


4.4        Clearing procedures (vereffening)

Customizing clearing (IMG, FI, Grootboek, Zakelijke transacties, Open item clearing, ..)

 

Clearing is van toepassing voor debiteuren, crediteuren openstaande posten en voor grootboekrekeningen met open item management. Toepassingen voor grootboek clearing vindt je in rekeningen voor bv. betalingen onderweg, kruisposten, te ontvangen facturen (GR/IR), payroll clearing, enz.

 

Bij het clearen van twee posten wordt door het systeem een clearingdocument aangemaakt en in de originele line-items wordt een verwijzing naar dit clearing doc. opgenomen. De clearingdate is de posting date of (indien later) de boekingsdatum van het laatste document.

Voor boekingen die met clearing te maken hebben, bevindt zich in de IMG een tabel waarin de posting keys per transactie type gedifinieerd zijn (OBXH). Deze tabellen worden ook gebruikt door bijv. het payment program.

 

Manieren van clearing

-          Handmatig;

-          Boeken en clearen;

-          Automatisch:

 

4.4.1          Automatisch clearen (F.13)

 

Customizing: Matching en clearing rules

(IMG, FI, deb/cred, Zakelijke transacties, Uitgaande betalingen,  … - OB74)

De clearing rules zijn vast te leggen voor elke account type. Per account type + traject van klantnrs. (grb.rekeningen) zijn 5 criteria op te geven.

De belangrijke criteria zijn:

XBLNR (Referentie, document header);

ZUONR (zuordnung, allocatieveld) Het veld ‘allocation’ is speciaal bedoeld voor matching en clearing;

VBUND (Trading partner bij debiteuren).

 

Clearing IR en G/R

in het clearing selectie scherm kun je kiezen voor de optie “GR/IR account special proces”. Door het aanvinken van deze optie wordt extra SAP functionaliteit actief waarbij het systeem matcht op inkoop ordernr. en ontvangstnr.

 

Voorwaarden

-          Een document kan niet eerder gecleared worden dan de laatste doc. datum:

-          Het clearingsprogramma vergelijkt de netto bedragen van de documenten. Indien er sprake is van teveel of teweinig genoten kortingen zal het programma de bedragen niet clearen en is handmatig corrigeren gewenst

 

 

4.4.2          Overige mogelijkheden in clearing

-          Cross company code clearing;

-          Sorteermogelijkheden bij weergave open posten;

-          Payment advice notes en verdere sturing hierop;

-          Regel / lay-out varianten;

-          Default waarden beoordeling van betalingskortingen;

-          Work lists voor processing;

 

 


4.5        Taxes

 

Wereldwijd kunnen de volgende belastingen worden onderscheiden:

-          Taxes on sales and purchases (BTW);

-          Additional taxes (on VAT): Vb. “investment tax” in Norwegen en “clearing tax” in Belgie;

-          Sales taxes (US): Speciale gebruiksbelastingen gerelateerd aan het product en de plaats van consumptie (MM en SD issues);

-          Witholding tax: In sommige landen is het verplicht voor bepaalde leveranciers belasting in te houden van de factuurbedragen en direct afdragen aan de betreffende autoriteiten.

 

De afdracht van taxes kan ook verschillen tussen landen. In Europa is er over het algemeen een centraal belasting orgaan. Met name in Amerika wordt er onderscheid gemaakt in verschillende niveau’s van belastingautoriteiten. Hier komen de zogenaamde “Jurisdinction codes” om de hoek kijken. Aangezien dit een nogal uitgebreid en ingewikkeld systeem is, zijn hiervoor gespecialiseerde bedrijven met specifieke software voor afdracht en registratie.

 

 

Tax on sales en purchase

(>IMG, FI,Basisinstellingen FI, Omzetbelasting,  .. )

 

(BTW (NL), MWS (DU), TVA (FR), VAT (EN).

BTW codes zijn landcode afhankelijk en daardoor mandant onafhankelijk. In de definitie van landcodes is NL standaard gekoppeld aan belastingschema “TAXNL”.

 

 

Belasting (calculatie) schema

(.., Basisinstelingen, ..)

In het belastingschema worden o.a. rekeningcodes vastgelegd die van toepassing zijn en er worden relaties gelegd met conditiesoorten in logistiek.

 

 

TAX codes (BTW codes - FTXP) (T007A)

(.., Berekening, Definiëren.)

 

In de BTW eigenschappen worden vastgelegd:

-          Omschrijving;

-          Belasting soort: A (Af te dragen BTW), V (te vorderen BTW);

-          EU boeking (goederenverkeer binnen de EU).

 

Per rekeningcode wordt vastgelegd:

-          BTW percentage;

-          BTW grootboekrekening (grootboekschema afhankelijk)

 

LET OP! omdat de BTW codes landafhankelijke gegevens betreft kan voor transport geen gebruik gemaakt worden van de standaard SAP transport procedures. Het transport dient handmatig aangemaakt te worden en na het transporteren dient handmatig nog een nabewerking opgestart te worden. (Er wordt een BIM aangemaakt en afgespeeld. Nadere uitleg wordt gegeven in de helpteksten). In de praktijk komt het er op neer dat je BTW codes beter handmatig in alle mandanten kunt onderhouden.

 

Belastingrekeningen vastleggen (OB40) (T030K – operatie MWST)

(.., Boeking, belastingrekeningen vastleggen)

De koppeling naar het grootboek dient bij voorkeur hier vastgelegd worden. (zie eerder genoemd transport probleem bij het direct aan leggen in de BTW codes). M.b.v. regels (rules) kan aangegeven worden of de BTW rekeningen afhankelijk zijn van de BTW code of niet. In het laatste geval kun je
per BTW code een BTW rekening opgeven. 

 

 

Belasting

Rek.code

Toelichting

Af te dragen BTW

MWS

 

Te vorderen BTW

VST

 

Reiskosten (forfait)

VST

 

ICT-bel. af te dr.

ESA

Tarief 0%

ICT-bel. te vorderen

ESE

Belasting verlegd.

Niet-aftr.BTW n.toew

NAV

Alleen grondslag

Niet-aftr.BTW toew.

NVV

Alleen grondslag

* Niet aftrekbare BTW heeft betrekking op bedrijven die geen of gedeeltelijk recht hebben op terruggave van voorbelasting.

 

<< Tabel T030 wordt parallel aan T030K gevuld als de rekeningen niet BTW code afhankelijk zijn >>

Overige wetenswaardigheden

§         Grootboekrekeningen die gebruikt worden voor de automatische BTW boekingen worden geadviseerd om op “automatic posting only”  te zetten;

§         Tax Category: Voor handmatige boekingen op grootboekrekeningen kan in de grootboekstam een belasting categorie vastgelegd worden. input, output of vaste btwcodes. Hier zit teven weer een stuk schermsturing achter.

-          BTW rekeningen zelf = “ > “ en “<”. N.b. niet meer wijzigbaar zodra er op geboekt is;

-          Recon. accounts = “ - , +, * “. Indien de categorie ingevuld wordt, is het mogelijk om bij het maken een boeking de default BTW code voor de overige line items in te geven.

-          Niet BTW relevant = leeg.

-          Voor down payments (spec.G/L) zijn de volgende categorien mogelijk. “ +B, +  , -B, - “ Waarbij de B staat voor een bruto weergave.

§         Postings without tax allowed (grootboekl master): is met name bedoeld voor USA. Indien deze aangevinkt is, is het mogelijk te boeken zonder ingave van een tax jurisdinction code.

§         Bij betalingskorting is het mogelijk de BTW te (her) berekenen bij betaling (realisatie).

O.a. door het leeg laten van de tax categorie in de grootboekrekening “betalingskortingen” kan dit al of niet geactiveerd worden. De te gebruiken BTW code haalt het systeem uit de originele boeking, indien mogelijk uit de kop en indien nodig op line item niveau.

§         “Check” optie in de properties van de BTW codes. Deze check staat toe of een handmatig ingegeven BTW bedrag mag afwijken van de berekening volgens de computer.

 

 

 

 

 


4.6        Foreign currencies

 

Elke valuta anders dan de default valuta van de company code wordt in SAP behandeld als een buitenlandse valuta. De belangrijkste activiteiten die te maken hebben met buitenlandse valuta zijn:

·         Boeken van inkomende en uitgaande facturen;

·         Betalingsverwerking;

·         Beheer van accounts in vreemde valuta;

·         Consolidaties en group reporting.

 

Boekingen worden in twee valuta vastgelegd. De company valuta en de update valuta. Per financieel document kan slechts één vreemde valuta geboekt worden.

 

Voor transacties spreekt men over 4 soorten currencies:

-          Local currency: Company code valuta;

-          Account currency: Valuta in de grootboekrek.;

-          Document currency: Ingevoerde valuta;

-          Update currency: De update valuta wordt als volgt bepaald:

o        P&L account, Open item account, Recon. Accnt. = document currency;

o        Overige balansrekeningen = Account currency.

 

 

Basisgegevens

(IMG, Basic settings, Currencies, ..)

 

Currency Key (Valuta codes – OY03)

 

Exchange rate type (Type koersbepaling - OB07)

Default gebruik in SAP is type M “gemiddelde koers bepaling”, waarbij gewerkt wordt met het gemiddelde tussen de zogenaamde buying en selling rate.

T.b.v. de Euro is er een type “EURO” (EMU koersen) en “EURX” (Overige koersen) aangemaakt voor ondersteuning van de triangulatie.  Hierbij is een Base currency (de Euro) vastgelegd en hoeven dus ook alleen maar de koersen van en naar de Euro vastgelegd te worden. Na 1 januari zijn deze typen niet meer van toepassing.

<< Het is mogelijk om een default exchange rate type in een doc. type te koppelen >>

 

Translation ratios for currency translations (Omrekenfactoren voor valuta’s - OBBS)

In de koersentabel worden deze factoren ook weergegeven, maar zijn daar niet wijzigbaar.

 

Exchange rates (Koersen – OB08)

Basis koersen tabel op datum. De validity date bepaald de vanaf datum waarop de koers geldig is. Koersen worden op client level vastgelegd en gelden dus voor alle bedrijven. Indien koersen op dagbasis vastgelegd worden, kan het verstandig zijn regelmatig oude koersen te verwijderen, tevens moeten er extra instellingen t.a.v. valuation vastgelegd worden.

<< de koersen kunnen zowel in de IMG als via het G/L menu (current settings) onderhouden worden.

 

 

Functioneel

 

Koersbepaling

Default wordt bij een posting de koers op die posting datum genomen. Deze kan echter beïnvloed worden het invoeren van een “translation data” of het direct invoeren van een andere koers. Voor het handmatig wijzigen van deze koers kan eventueel een tolerantie percentage gecustomized worden. Koersbepaling is zowel op kop- als op subregel niveau mogelijk, waarbij in de kopregel alleen de koers opgegeven kan worden en in de line items alleen de bedragen in beide valuata.

 

Afrondingsverschillen in line items

Afrondingsverschillen worden door het systeem zelf weggeboekt door deze toe te voegen aan het eerste line item. Indien de waarde van dit line item niet volstaat, dient dit handmatig aangepast te worden.

 

 

 

Koers verschillen (Rekeningsturing koersverschillen - OB09)

Koersverschillen kunnen automatisch weggeboekt worden bij bijv. herwaardering (revalutation) of clearing van grootboekrekeningen. In de IMG is hiertoe een aparte rekeningnr. voor zowel koerswinsten en verliezen in te geven. Dit kan globaal voor elk rekeningnummer maar ook gespecificeerd naar grootboekrek. of valuta. (Grootboekrekening met “automatic posting”).

<< Het is wel mogelijk om alleen voor de totale chart of acc. rekeningen te koppelen echter dit lijkt niet te werken >>

 

1.  Exchange rate differences realized: Koerswinst en verlies bij clearing;

 

2.  Differences from valuation (Periodieke herwaardering):

(FI, GL, Business trans., Closing, valuation, Prepare automatic postings – OBA1)

Herwaarderingen zijn mogelijk (gebruikelijk) bij vaste activa, debiteuren, crediteuren en balansrekeningen in buitenlandse valuta. Bij herwaardering van balansrekeningen wordt nog onderscheid gemaakt in herwaardering op saldo (geen open item mngt.) of herwaardering per open post.

§         Balance valuation: v.b. buitenlandse bankrekening.

Herwaarderingen op saldo kunnen evt. gegroepeerd worden via een difference key in de g/l master record;

§         Single valuation: v.b. debiteuren open posten

Omdat niet direct naar een recon. account geboekt kan worden, dient naast de twee rekeningen voor koerswinst en verlies ook een balans rekening opgegeven te worden die als tegenrekening gebruikt dient te worden.

 

Opties bij herwaarderen:

-          Geboekte koersverschillen worden vastgehouden: Het geboekte koersverschil wordt wel vastgelegd in ieder line item en blijft in het grootboek op de balansrekening geboekt. Bij het het definitief clearen wordt de herwaardering teruggedraaid en wordt het totale koersverschil geboekt.

-          Geboekte koersverschillen worden niet vastgehouden: Het geboekte koersverschil wordt automatisch teruggedraaid via een reverse posting na één dag.

 

3.  Translation

      Translation is een wettelijke verplichting in sommige landen. Het betreft het inzichtelijk maken van gerealiseerde koersverschillen bij geclearde posten. Bij elke clearing wordt een soortgelijke boeking gemaakt als bij valuation.

 

Valuation method

Default waarden voor de omgang met foreign currencies.

 

 

Parallel currencies

 

Naast de company code currency is het in FI mogelijk 2 parallelle valuta vast te leggen voor interne of externe rapportages. Ook voor deze valuata worden koersverschillen bijgehouden.

 

De volgende valuta zijn beschikbaar:

- Group currency (valuta van de maatschappij)

- Global company currency

- Hard currency (Landen tabel)

- Index currency (Landen tabel)

<< de hard en index currency zijn van toepassing bij landen met hoge inflatie >>

 

 

Vestiging US

Vestiging Duitsland

Vestiging Mexico

Transaction currency

XXX

XXX

XXX

Local currency

USD

DEM

MXP

Group currency

DEM

DEM

DEM

Hard currency

 

 

USD

 

 


 

4.7        FI  Closing & Reporting

 

Werkzaamheden bij periodieke afsluitingen

-          Periodieke vastlegging overlopende posten (accrual and deferral of expenditures and revenues);

-          Herwaardering debitueren, crediteuren, grootboek;

-          Rapporteren van balans en winst- en verlies rekening;

-          Rapporteren en documenteren;

-          BTW aangifte;

 

Dagafsluiting

Geen specifieke werkzaamheden. Denk aan het uitdraaien van gemaakte boekingen en correspondenties.

 

Maandafsluiting

Acties:

-          Sluiten/openen posting periods (eventueel kan dit grootboekrekening of bijv. voor een range van klanten specifiek gedaan worden. Vb. Bijv. rekeningen die gecleared zijn kun je alvast blokkeren, Bankboekingen als de laatste boeking gemaakt is);

 

Rapportages:

-          Extern

§         Balans en V/W;

§         Voorafdracht BTW (Advance return for tax on sales and purch.);

§         ICT listing, CBS aangiftes.

-          Documenteren en controleren

§         Compact journaal;

§         Balance audit trail;

§         Aansluitingen sub met grootboek (Reconciliation);

§         Saldi lijsten;

§         Rapporten met openstaande posten.

 

Jaarovergang

Acties:

-          Bij gebruik van een “fiscal year variant” die per jaar vastgelegd moet worden, moet op tijd de periode verdeling vastgelegd worden;

-          Document nummerreeksen vaststellen (alleen bij gebruik van jaar afhankelijke nummerreeksen);

-          Sluiten/openen posting periods (de eerste boeking gemaakt in het volgende fiscale jaar, opent het boekjaar of het boekjaar wordt geopend door de carry forward);

-          Carry forward van balans, deb, cred en activa;

§         Controleer in de customizing de grootboekrekening voor de “retained earnings key(s)” waarop het saldo van de winst- en verliesrekeningen naartoe geboekt wordt;

§         De carry forward hoeft slechts één maal uitgevoerd te worden.

 

Rapportages:

-          Controle van de aansluiting tussen het oude en het nieuwe boekjaar door het vergelijken van balans, W/V en saldi lijsten.

 

Definitieve jaarafsluiting

Acties:

-          Blokkeren oude boekjaar;

-          Archivering (De frequentie en mate van data archivering is afhankelijk van factoren als data groottes, performance, hardware enz.);

 

Rapportages:

-          Zie maandafsluiting

 


 

Controle tools en rapporten

 

FI rapportages (closing)

(Grootboek, Periodieke wkz, closing, Document, Rapport selectie, ..)

-          Document - Compact journaal (Compact overzicht van boeking binnen selectie);

-          Balans en Winst/Verlies (RFBILA00)

 

-          Rapportages algemeen (SA38) (System, services, reporting, ..) Alle financiele rapportages beginnen met RF*.

<< Voor de periodieke afsluitingen kan het handig zijn een aantal vaste overzicht in een vaste Job vast te leggen >>.

 

Consistentie controles

-          RFVBER00 “geeft een overzicht van niet gebruikte doc.nrs en afgebroken postings”

-          Vergelijking redundant tabellen: (.., Closing, Check/count, comparison). Alle redundant bijgehouden gegevens worden met elkaar vergeleken en de verhouding debet/credit moet op nul uitkomen.

 

 

BTW-aangifte

Het is gebruikelijk bij de de periodieke afdracht van BTW de in een aangifte verwerkte BTW over te boeken naar een te betalen BTW “Tax Payable” grootboekrekening. Omdat de BTW rekeningen in principe op automatisch boeken staan zijn er twee manier om de overboeking te maken:

1. BIM laten aanmaken bij het genereren van de BTW afrekening.

2. Direct boeken (.., Closing, Report, Post tax payable).

<< De grootboekrekening voor te betalen BTW mag niet BTW relevant zijn >>

 

BTW aangifte: Het genereren van de belasting aangifte gebeurt via het rapport “generatie tax advance return”. Voor Nederland kan de algemene versie gebruikt worden (RFUMSV00).

M.b.v. het programma RFUSVX10 kan er een bestand aangemaakt worden voor electronische verzending (DME file).

 

EC verkoop listing: Binnen de EU mag aan bedrijven met een BTW nummer 0% BTW berekend worden. Hiervan moet echter een listing meegezonden worden met de BTW aangifte (RFASLM00). Triangulaire transacties worden ook door SAP ondersteund indien goed aangegeven in het document.

<< Triangulair: ontvanger is niet in hetzelfde land als de betaler >>

 

 

Financial Statement Versions

(IMG,

Een financial statement versie is een weergave variant voor balans en winst/verlies. In elke versie is o.a. aan te geven:

-          Teksten en taal;

-          Verdichtings/detail niveaus en totalen;

-          Weergave valuta;

-          Per toewijzing kan aangegeven of het debet, credit of beide bedragen op de betreffende plaats moeten worden weergegeven;

-          Versie met één of twee kolommen (verticaal of scronto)

<< Bij elke FS version kan de chart of accounts aangegeven worden. Dit is niet noodzakelijk voor de definitie en zorgt ervoor dat de FS version alleen voor de betreffende chart weergegeven kan worden >>.

<< Bij de creatie van een nieuwe grootboekrekening is het direct mogelijk deze toe te voegen in de diverse FS versions >>.

 

 


Overige activiteiten

(Grootboek, Periodieke wkz, closing, ..)

 

GR/IR regrouping

De clearing van de GR/IR rekening wordt in principe door het systeem zelf geregeld. Voor de balanspresentatie kan het gewenst zijn zichtbaar te maken welk deel betrekking heeft op te ontvangen facturen en welk deel op te ontvangen goederen. De saldi van de GR/IR rekening kan automatisch opgesplitst worden m.b.v. trs. F.19.

In de customizing (OBYP) kunnen per GR/IR rekening twee rekeningnummers opgegeven worden:

-          GR/IR te ontvangen facturen of GR/IR te ontvangen goederen;

-          GR/IR adjustment account.

<< Het betreft hier een tijdelijke boeking >>

 

Voor ontvangsten uit andere EU landen moet officieel BTW (verlegd) zichtbaar gemaakt worden, ook als de factuur nog niet binnen is. In bovenstaand programma zijn tevens BTW boekingen te gegeneren. In de customizing moet hiertoe een “BTW relevante” grootboekrekening vastgelegd worden die dient als interim rekening voor de BTW berekening.

 

 

Dubieuze debiteuren

1.       Individual: Klantspecifiek via een spec. G/L transactie (E) boeken naar een reserverings rekening voor dubieuze debiteuren. (zie hoofdstuk spec.ledger).

2.       Flat rate: Een algemene boeking voor een totaal bedrag aan voorziening oninbaar is te creeren met een standaard grootboek boeking. Hiervoor zijn geen speciale transacties.

 

Valuation (herwaardering) zie “Foreign currencies”

 

 

Hergroeperen debiteuren en crediteuren

-          Rechtzetten wijzigingen in recon. accounts in debiteuren (via een adjustment account);

-          Negatieve debiteuren / crediteurensaldi (op klant/lev. niveau). Via een adjustment account wordt het negatieve saldo geboekt op diverse te betalen/te ontvangen;

-          Verdeling van debiteuren / crediteurensaldi op ouderdom naar meerdere grootboekrekeningen.

 

 

Aansluiting subsystemen:

- Asset Accounting: Afschrijvingen, Boekwinsten en verliezen, Investerings overzichten;

- Materials Management: Aansluiting voorraadwaardering;

- Sales & Distribution: Doorboeken facturatie;

- Human Resources: Doorboeken salarissen en reserveringen;

 

 

 

 

4.8        Scheduler / financial calender

 

M.b.v. de financial calander zijn standaard handelingen te schedulen. Hiertoe zijn verschillende standaard taken aan te maken, waarbij vaste parameters op te geven zijn, zoals varianten, payment en dunning ID.

 

Er wordt grofweg onderscheid gemaakt in:

·         Dunning runs;

·         Payment runs;

·         Uitvoeren van een programma zoals de balans uitdraaien of automatische clearing;

·         Handmatige taak.

 

Elke taak is in de calender te koppelen aan een datum/tijd van uitvoering.

4.9        Planning in FI (budgetting)

 

De basis van elke planning ligt in een fin. statement versie, waarbij per FS verschillende plannings versies mogelijk zijn. Ingave van planningsgegevens is mogelijke op company code / business Area / Grootboekrek niveau en elke planning is jaar en valuta afhankelijk. (Ingave van planningsgegevens gebeurt in principe in locale valuta).

 

Het doel van plannen in FI is de “plan / actual comparison”.

 

 

Functioneel

(IMG, FI, GL, Per. processing, Planning, ...)

 

Invoer van planning kan geschieden op meerdere manieren:

Automatische verdeling; Periode toewijzing; Refereren/kopieeren, Carry forward.

 

Presentatie van de plan/actual via de normale balans “RFBILA00”.

 

 

Customizing

(IMG, FI, GL, Bus. Trans, Planning, ...)

 

De basisinrichting voor de planning is te doen via trs. FSE4

-          Genereren van een FS planning sturcture voor een bepaald bedrijf / boekjaar (Prepare);

-          Instellingen per FS version:

§         Periode range, Frequentie (maand, kwartaal planning):

§         Distribution keys voor bedragen en aantallen.

-          Openen en sluiten van plannings perioden. Deze zijn dus los van de werkelijke perioden te bepalen;

-          Planningsversies.

§         Blokkeren;

§         Line items creeeren voor wijzigingen in de planning (t.b.v. historie en tracering).

 

<< Via het “environment” menu zijn in het functionele invoeren van data ook de meeste genoemde instellingen op te vragen >>

<< Integrated planning: Plannings data integreren met CO >>

<< De customizing voor planning in het special ledger is hier ook sterk aanwezig >>.

 

Distribution keys (OBP1 t/m 3)

Distribution key “1”: gelijke verdeling over alle perioden

 

 

 

 


5.       Debiteuren (FI-AR Accounts Receivable)

 

 

5.1        Customer Master data

 

Level 1: Client level

 

Account group

Trading partner: Nummering

Bank details, NAW gegevens

 

Level 2: Company level (FD01)

 

Reconciliation account (Meeboekrekening)

 

Payment data

-          Payment terms (dunning);

-          Tolerance group;

-          Record payment history: Default Ja, hiermee worden per maand bedragen en aantallen betalingen

geregistreerd voor evaluatie.

 

Automatic payment transactions

Item Sorting method: Stuurt de vulling van het allocatie veld bij debiteuren boekingen

 

Interest calculation

-          Interest indic.: Intrest calculaties (zie dunning)

-          Last key date: Datum t/m intrest is berekend.

-          Int.calc.freq.

-          Last int.calc.

 

Dunning procedure

-          Dunn.procedure: Default aanmaanmethode

-          Dunning block:

-          Dunn.recipient

-          Leg.dunn.proc.

-          Last dunned: Wordt gevuld na een aanmaanrun;

-          Dunning level: Wordt gevuld na een aanmaanrun;

-          Dunning clerk

-          Grouping key

 

Level 3: Sales Area level (XD01)

Sales Area (Sales district, Sales office, Price Group)

 

Gangbare recon. Accounts zijn:

Binnenlandse debiteuren;

Concern debiteuren;

Buitenlandse debiteuren;

 

 

 

5.2        Master data customizing

(IMG, FI, AR/AP, Master data, ...)

 

Accountgroups (Rekeninggroepen - OBD2)

Rekeninggroepen worden gebruikt om het klanten bestand op te delen in functionele groepen zoals binnenlandse, buitenlandse, eenmalige klanten. Er is een basis schermsturing en er kan een output determination gekoppeld worden. Eenmalige klanten: Adres moet handmatig ingevuld worden in het document.

 

Schermsturing per company code (OB21)

Schermsturing o.b.v. activiteit (Create, Change, Display customer - OB20).

 

Customer number range (XDN1)

Koppeling nummber range met accountgroup (OBAR)

 

 

Payment conditions (Betalings condities - OME2) (T052)

(IMG, FI, AR/AP, Bus.trs, Incoming invoices, ...)

 

Betalingsconditiecodes zijn in de stam van de klant en leverancier op drie plaatsen bij te houden: Company gegevens, Purchase Organisatie gegevens en Sales organisatie gegevens.

De betalingscondities zijn uiteraard ook te onderhouden in MM en SD.

 

In de betalingscondities worden de volgende zaken vastgelegd:

- Hoe dient de vervaldatum voor betaling berekend te worden

            1.         Betalingstermijn(en)

            2.         Basisdatum bepaling (o.b.v. factuurdatum, documentdatum, vaste waarde)

 

- Mogen er eventueel betalingskortingen afgetrokken worden.

            1.         Betalingskorting percentage

            2.         Termijn waarbinnen dit percentage verrekend mag worden.

 

<< De vervaldatum van een factuur wordt nergens in SAP geregistreerd, deze wordt altijd berekend (m.b.v. een functiebouwsteen) a.d.h.v. de basisdatum en de betaaltermijn >>.

 

<< Betalingskorting en integratie met SD. Indien er betalingskorting berekend dient te worden bij een financieel document, wordt alleen het grondslag bedrag en het percentage in het financieel document vastgelegd. Dit grondslag bedrag wordt vanuit SD gevuld m.b.v. de statische conditiecode ...

"betalingskortingen". Bij het verwerken van de betaling op de openstaande post wordt het kortingsbedrag voorgesteld door SAP. >>

 

<< Bruto/Netto berekening: Bij de berekening van betalingskorting wordt gekeken in de bedrijfsgegevens of de korting over netto of bruto bedragen moet worden berekend. Voor NL standaard aanvinken zodat de korting over netto bedragen berekend wordt. >>

 

 

 

5.3        Betalingsverwerking en open item beheer

 

Deelbetalingen

Indien de betalingen niet 100% overeenstemt met de openstaande post kan aangegeven worden hoe het restbedrag behandeld dient te worden.

-          Partial payment: De originele post blijft bestaan met een referentie naar de deelbetaling;

-          Residual item: De originele post wordt gecleared voor het betaalde bedrag en een nieuwe post wordt

gecreëerd met het restbedrag. Deze optie is met name handig bij een deelbetaling waarbij de betalingskorting van het betaalde bedrag verrekend moet worden;

-          Clear bij hand: Handmatig het verschil naar een verschillenrekening boeken.

 

Bij de creatie van een residual item zullen opnieuw de betalingsvoorwaarden vastgelegd moeten worden:

1.       Overname uit de originele factuur;

2.       Betalingsconditie vastgelegd in de code “res.item”;

3.       Betalingskorting wordt volledig overgenomen naar het restbedrag en alleen toegekend bij volledige betaling;

4.       Evt. kun je een dunning key ingeven om het aanmaanproces te sturen.

 

Bij het gebruik van rest en -deelbetalingen vraagt SAP bij het opslaan voor het toevoegen van informatie in het tekstveld. Rest- en deelbetalingen hebben eigen schermen.

 

Bij restbetalingen stuurt de ‘reasoncode’ de afhandeling van het restbedrag. Het bedrag wordt op een gekoppelde grootboekrekening geboekt of deze wordt als deb/cred openstaande post geboekt.

 

 

 

Betalingskortingen toegekend (OBXI)

 

Difference posting

Indien niet duidelijk is waarop een betaling betrekking heeft kun je losse betalingen boeken zonder vereffening. (processing status gedeelte). Hierbij wordt een nieuwe open item gecreëerd.

 

Over payment / under payment (Betalingsverschillen)

(IMG, FI, deb/cred, Zakelijke transacties, Uitgaande betalingen,  … - OBXL)

O.b.v. de toleranties ingegeven in de customizing (Zie overige instellingen documenten) kan het systeem automatisch teveel of te weinig betaalde bedragen wegboeken. Hierin zijn twee niveaus:

1.       Het bedrag wordt verrekend met betalingskorting (cash discount) (veld: Korting correctie tot):

2.       Het verschil wordt naar een vaste winst/verliesrekeningen geboekt (veld: Bedrag of Procent);

Indien het bedrag de toleranties overschrijdt moet de post handmatig verder verwerkt worden.

 

De winst/verliesrekening die gebruikt wordt voor betalingsverschillen wordt kan o.b.v. drie criteria bepaald worden: Debet of credit, BTW code, Reason code.

 

Overige automatische boekingen

-          Koersverschillen;

-          Bankkosten;

-          BTW verrekening;

-          Betalingskortings verrekening volgens de ‘Net’ methode.

Reason codes

Reason codes worden gebruikt voor sturing en rapportage.

Vb.       - Bij binnenkomende betalingen kan een ‘payment notice’ gegenereert worden;

            - Evt. kunnen deze posten buiten de creditcontrol check gehouden worden.

 

 

5.4        Special G/L transactions

 

Special G/L transacties zijn extra functies om specifieke transacties in de debiteuren en crediteuren administratie apart zichtbaar te maken zowel op de balans als in de subadministraties. Het is eigenlijk een verdere verdieping van de subadministratie debiteuren of crediteuren.

 

Voor de spec. G/L transacties zijn speciale posting keys beschikbaar die alleen voor deze transacties gebruikt worden. In de documenten wordt de posting key dan ook gecombineerd met de spec.G/L indicator weergegeven.

 

 

Down payments

(AR, Postings, down payment, .. )

1.       Down payment request: Notitie, welke bijvoorbeeld opgenomen kan worden in de aanmaan en/of betaalprocedure. Geen werkelijke boeking.

2.       Down payment: De binnengekomen vooruitbetaling wordt op een alternatieve meeboekrekening (ontvangen vooruitbetalingen) geboekt. De grootboekadministratie is dus volledig bijgewerkt echter bij de klantsaldi is het saldo niet bijgewerkt.

3.       Guarantee: Statistische boeking om een bankgarantie te registreren.

 

Requests bij spec. G/L: Voor down payments en Bills of exchange kunnen requests ingevoerd worden. Dit zijn geen sluitende FI documenten wat herkenbaar is aan de doc.status “S” in de document header. De documenten zijn dus ook niet overal zichtbaar. Een down payment request wordt gecleared bij het boeken van de vooruitbetaling.  

(FI, AR, Postings, Down payments, ..)

Vb. overzicht: Account, display balances, Sp. G/L transacties, Sum total.

 

 

Guarantees

Dit is een “statistical posting” om een klant een garantie van krediet te geven, bijvoorbeeld omdat de bank van dat bedrijf erom vraagt. De registratie is o.a. bedoeld op een liability ofwel schuldpositie helder te maken in het grootboek zonder dat dit direct zicht baar is in de klant balans. De verloopdatum van de garantie wordt standaard overgenomen naar het spec. G/L allocatie veld. De meeboekrekening kan in het grootboek op open item basis verder beheerd worden, o.a. voor het wegboeken van vervallen garanties.

(FI, AR, Postings, other, statistical posting)

(FI, AR, Document, Spec. G/L trans., Reverse statistical posting)

 

 

Reservering dubieuze debiteuren post

(FI, AR, Postings, other, Internal posting, without clearing)

Om om klantniveau oninbare vorderingen vast te leggen is het mogelijk om spec.ledger key “E” te gebruiken. Via bovenstaand menupad kan een creditnota ingevoerd worden als spec.ledger boeking. De creditnota wordt geregistreerd op de alternatieve meeboekrekening “bijv. voorziening oninbaar” en voor de tegenboeking kan een kosten rekeningnummer voor oninbare kosten opgegeven worden.

 

 

Customizing

(IMG, FI, AR/AP, Zakelijke transacties, ..)

 

Payment request

- Koppelen rekeningnr. “payment request” (Recon. account) (trs. OBXR)

Down payment

(.., down payment received)

- Koppelen alternatieve meeboekrekening (ontvangen vooruitbetalingen - OBXR).

Guarantee

(.., Postings with alternative recon. accnt., Other special G/L trs.)

- Koppelen alternatieve meeboekrekening (Meeboek rekening klant garanties - OBXY)

- Rekening voor automatic offsetting (Clearingrekening garanties (OI management en automatic posting only) - OBXS)

<< Spec G/L mutaties zijn ook te gebruiken in de aanmaanprocedures en bij het boeken van intrest >>.

Bad debt reserve (OBXY)

 

 


 

5.5        Credit control

 

M.b.v. credit control kunnen limieten vastgelegd worden t.a.v. openstaande posten. Zowel bij invoer in FI als SD verschijnt een melding maar kan de factuur wel ingevoerd worden. In SD kunnen indien gewenst

automatisch verdere leveringen voor de betreffende klant geblokkeerd worden.

 

De kredietcontrole kan op volgende elementen plaatsvinden o.a.:

- maximale documentwaarde

- vervallen posten (percentage van alle open posten en maximaal aantal dagen vervallen)

- oudste open item tot een bepaalde aanmaanfase

 

 

Credit control Area (kredietbewakings gebied - OB45)

De basis ligt in de credit controle area, welke aan meerdere bedrijven toegekend kan worden echter elke credit control area is gekoppeld aan één company code.

In de credit control Area liggen o.a. default waarden vast t.a.v. de individuele kredietruimte per CA en de manier (moment) waarop de credit limit vanuit SD geupdate moet worden.

 

<< door een default waarde vast te leggen, wordt standaard bij het aanleggen van een nieuwe klant tevens een CC masterrecord aangemaakt >>

 

Credit control limits (FD32 change)

(AR, Master records, Credit mngt., ..)

De kredietcontrole wordt per klant vastgelegd in het kredietstamblad. Het is een stamgegeven behorende bij de klant en niet het artikel of een titel. De credit master data is een onderdeel van de klantstam gerelateerd aan een CA. Per klant/area kun je opgeven:

 

Central data (geldig voor alle klanten)

- Total Amount: Totale kredietruimte per klant cumulatief over alle CA’s;

- Individual limit: Maximale kredietruimte per klant per CA;

 

Credit limit data (klant master record)

- Credit limit: Kredietruimte per CA per klant;

 

Resetfunctie

Indien je de default valuta van de CA wijzigt, zal er in de master records niets wijzigen. M.b.v. reset kunnen jr de totalen vanuit de transactie gegevens opnieuw laten berekenen in de nieuwe valuta. De limieten zullen echter allemaal handmatig aangepast moeten worden, dus geen aanradertje.

 

 

Release credit block in SD

Vanuit FI kunnen order en leveringsblokkades geheel op gedeeltelijk gewijzigd worden. Dit kan via het ‘change control limits’ scherm en vervolgens de menu optie: Environment, Sales and distr.docs., ..

 

 

Rapportage en kredietbeheer

(FI, AR, periodic processing, credit management, reporting, ..)

-          Overview: Uitgebreid overzicht van credit status, met standaard een uitgebreid scala aan mogelijkheden om analyse te verrichten.

 

(FI, AR, periodic processing, info system, select report, ..)

-          Short overview: Kort overzicht van de klant kredietstam.

 

 

 

 


5.6        Dunning (FI - Aanmanen)

(Kredietbeheer, aanmaningen voor debiteuren en crediteuren)

5.6.1          Basisinstellingen

(> IMG, FI, Debiteuren- en crediteurenadministratie, zakelijke transacties, Aanmanen, ..)

Of via het functionele menu in transactie F150

 

Dunning procedure (Aanmaanmethode - FBMP)

 

Basisgegevens

 

Dunning levels (instellingen per level)

 

Minimum amounts (or percentage)

Per valuta code en per dunning level kun je minima ingegeven voor verwerking van de posten en renteberekening. Indien een bedrag in een level niet voldoende hoog is worden de betreffende posten, indien mogelijk, bij een voorgaande level meegenomen.

 

Dunning charges

Per valuta code kun je aanmaankosten in rekening brengen. Dit kan een bedrag of een percentage zijn. Het is mogelijk de kosten afhankelijk te maken van het totaalbedrag van aanmanen. Hiertoe zijn meerdere bedragen in te vullen per fase.

 

Dunning texts

Per bedrijfsnummer en afzonderlijk voor debiteuren of crediteuren kunnen de standaard formulieren aangegeven worden. Indien je in de dunning company code data verwezen hebt naar een andere company dan kun je hier geen formulieren aangeven omdat die in de de andere company gedef. zijn.

Apart kan een formulier voor de gerechtelijke aanmaanprocedure aangegeven worden.

 

N.b. m.b.v. de menubalk optie “omgeving” kunnen een aantal extra onderdelen van het aanmaanprogramma opgeroepen worden (zie company code data, sort fields).

 


5.6.2          Overige instellingen dunning

 

Company code data (OBVU)

Per bedrijfsnummer kun je aangeven of er aparte documenten afgedrukt moeten worden per aanmaanlevel en/of aanmaangebied en welke sorteringscode gebruikt moet worden. Tevens kan een referentie bedrijfsnr. opgegeven worden indien de formulieren gelijk zijn voor meerdere bedrijven.

 

Lijst configuratie aanmaanprogramma weergeven (OBL6)

Deze transactie geeft een volledig overzicht van de instellingen van een aanmaanmethode en al zijn faseringen en instellingen per bedrijfsnummer.

 

Dunning Area (Aanmaangebieden - OB61 of OBVU)

Per company code kun je meerdere aanmaangebieden aanleggen, dit kunnen bijvoorbeeld productgroepen of verkoopkantoren zijn. Dit zijn slechts codes met een omschrijving. Deze kunnen gebruikt worden om het aanmaanproces transactie gerelateerd te maken i.p.v. klantgestuurd. Bij het maken van een SD/FI boeking kun je bijvoorbeeld een aanmaangebied opgeven en in de debiteuren stamgegevens kun je per aanmaangebied extra specificaties opnemen zoals per gebied afwijkende methodes. In SD kan het aanmaangebied herleid worden o.b.v. een division of sales area.

 

Dunning Keys (OB17)

Deze code kan in documenten ingegeven worden en kan twee functies hebben. 1. De open post kan maximaal de ingegeven fase bereiken. 2. De open post moet apart afgedrukt worden.

 

Dunning Block reasons (OB18)

Deze codes blokkeren een post voor aanmanen en de omschrijving geeft de reden. Deze kan zowel per document als per klant opgegeven worden.

 

Grouping Key (OBAQ)

M.b.v. deze code, welke in de deb/cred master record vastgelegd kan worden kunnen open posten met een of twee te definiëren kenmerken gegroepeerd weergegeven worden. Dit betreft kenmerken die aanwezig moeten zijn in de open posten records.

 

Sort fields (OBMK)

Voor zowel debiteuren als crediteuren kun je de sortering van open posten definiëren. Je kunt voor zowel de header als de line items 5 sorteringen opgeven.

 

Sender details (FBMP)

Per company code kunnen een viertal vrije teksten ingegeven worden, dit zijn vaste tekstblokken in de lay out voor de header, Footer, Signature en Sender.

 

Interest rates (OB42)

Voor het aanmaanproces kan per rentecode / valuta een percentages opgegeven worden. Deze percentages zijn datumafhankelijk. Rentes en kosten worden niet geboekt in de financiële administratie.

 

5.6.3          Aanmanen met rente berekening

(> IMG, FI, Debiteuren- en crediteurenadministratie, zakelijke transacties, Intrest berekening, ..)

 

Er zijn twee manier om rente te berekenen in de aanmaan procedure:

1.       Posting intrest: in dit geval wordt er werkelijk een boeking gemaakt;

2.       Intrest in de aanmaning meenemen.

 

1.  Posting intrest

(Fi, Debiteuren- cred. adm. , Periodieke werkzaamheden, Intrest calculatie, In arrears, Free selection)

Renteberekening kan op basis van:

-          Dagen te laat betaald;

-          Klant saldo.

 

Customizing (o.b.v. dagen te laat)

1.       Prepare intrest on arrears calculation - OB82: Code aanmaken en specificaties;

2.       Define time based terms – OB81: Rente percentage per valutacode;

3.       Define forms for intrest calc. – OB84: Formulier koppelen;

4.       Prepare intrest on arrears calculation (customers) - OBV1: Account determination;

5.       Intrest indicator aan klant koppelen.

 

M.b.v. deze functie kun je rente doorberekenen aan de klant. Enerzijds wordt er een formulier ter kennisgeving voor de klant aangemaakt, anderzijds wordt er een nieuwe openstaande post gecreëerd en wordt het veld ‘last key date’ gevuld in de klantstam. De openstaande post wordt vervolgens weer in de aanmaningsruns meegenomen.

 

Belangrijke selectiecriteria:

-          Calculation period: Berekening over opgegeven periode;

-          Include date of last intrest calc.: Rekening houden met de reeds berekende periode;

-          Calc. int. from net due date: Berekening vanaf de posten vervaldata.

 

2.  Intrest in de aanmaning meenemen.

Om het aanmaanproces kracht bij te zetten is het mogelijk om fictieve rentepercentages op te nemen in de aanmaan run. Hierbij kan gekozen worden voor het vastleggen van een vaste rentecode in de aanmaan methode of (indien leeg gelaten) de rente code in de klant stam.

 

 

5.6.4          Functionele uitvoering dunning

(Fi, Debiteuren- cred. adm. , Periodieke werkzaamheden, Aanmanen)

 

Dunning program (Aanmanen – F150)

Aanmaningen kunnen voor zowel debiteuren als crediteuren gebruikt worden en kunnen bovendien m.b.v. de partnerfunctie over bedrijven heen geschieden.

 

N.b. via het dunning program in het menu “omgeving” kun je de IMG configuratie en autorisaties opvragen.

 

Werkwijze:

1.       Geef datum en ID op;

2.       Maintain parameters. (data, company code, debiteurnrs.);

3.       Schedule dunning run. Direct uitvoeren of op datum/tijd;

4.       Sample printout: Voorbeeld op scherm;

 

 

Overige opmerkingen:

 

-          Single dunning notice: Hiermee kan een enkele aanmaning gegenereerd worden.

-          Edit dunning run: Via het Edit menu kunnen overzichten opgevraagd worden en kunnen handmatig de uit te printen items gemanipulereerd worden. Dit kan door op klantniveau een block in te stellen of op item niveau een block of level te wijzigen. Binnen de ‘change’ optie kan een dunning block op de klant of de line items ingegeven worden. Deze gegevens hebben echter betrekking op deze run. Het is tevens mogelijk de klant stam of de line items zelf aan te passen;

-          Negatieve bedragen worden standaard opgenomen in het hoogste aanmaanniveau;

 

 

Rapportages:

Vanuit het aanmaanprogramma zijn ook een aantal interessante rapportages op te roepen:

-          Aanmaanvoorstel;

-          Klanten met een aanmaanblokkering;

-          Posten met een aanmaanblokkering;

-          Historie en aanmaanstatistieken.

 

 


5.7        Correspondence

 

In FI bestaan diverse mogelijkheden om correspondentie met klanten te voeren en te automatiseren. Een goed voorbeeld (echter niet heel erg gebruikelijk in Nederland) is de “payment advice” oftewel betaaladvies voor de klant. Vooruitlopend op de aanmaanprocedure kun je bijvoorbeeld incidenteel of geautomatiseerd overzichten van de huidige stand van zaken t.a.v. de openstaande posten in het systeem genereren. Hierdoor kan de klant gerichter betalingen uitvoeren waardoor de betalings- verwerking weer soepeler kan lopen.

 

Functioneel

- Handmatig aanvragen van een formulier (Request) (via menu: Account)

- Onderhouden van aangevraagde formulieren (Maintain) (via menu: Account)

- Verwerking en uitprinten formulieren (via menu: Periodic processing)

 

 

Customizing algemeen

(IMG, FI, FI global settings, Correspondence, ..)

 

Correspondence type (OB77) (T048)

SAP levert een groot aantal correspondence types mee inclusief defaults voor output programs en selectievariants. Deze correspondence types zijn client independent en de belangrijkste basis customizing zit in het invoeren van de company code afhankelijke gegevens.

 

Allocate programs for correspondence types (OB78)

Hier koppel je een output program en een selectievariant aan een correspondence type. Deze gegevens zijn company code specifiek. Selectie varianten zijn vanuit deze transactie direct weer te geven en aan te maken.

 

Assign forms (OB96)

Elk program wordt hier company code specifiek gekoppeld aan het juiste (SAP-script) formulier.

 

Define sender details (OBB1)

Hier kunnen teksten vastgelegd worden (header, footer, signature, sender). Dit zijn geen directe teksten maar gekoppelde text-id’s. Ook deze teksten zijn vanuit de transactie te onderhouden.

 

Determine call up functions (OB79)

Hier kun je per corresp. type aangeven in welke soort transacties deze op te vragen of te gebruiken zijn.

Opties: Document entry, Payment posting, Document display or change, Account (debiteur) display.

 

<< Via het AR, correspondence menu zijn de correspondence types altijd op te vragen >>

 

 

Customizing automatische generatie

(IMG, FI, AR/AP,Business trs., Incoming payments, Manual payment, Outgoing payment notices, ..)

 

Control automatically generated payment advices (OB80)

Hier kun je aan een de volgende gebeurtenissen het genereren van een formulier definieren.

-          Deelbetaling;

-          Restbetaling;

-          Betaling algemeen;

Je kunt het genereren evt. nog laten beinvloeden door een check op reason codes.

<< Evt. kan het genereren m.b.v. tolerance groups tevens klant afhankelijk gemaakt worden >>

 

O.b.v. de klantstam overzichten genereren van betalingsverwerking

Een andere manier om het genereren van een payment notice bij betaling klant afhankelijk te maken is het gebruik van de “checkbox” velden in de debiteurenstam onder het blok “correspondence”.

-          Customer (with cl): Overzicht naar de klant, Overzicht met cleared items;

-          Customer (w/o cl): Overzicht naar de klant, Overzicht zonder cleared items;

-          Sales, Accounting: Overzichten naar de boekhouding c.q. verkoopafdeling.

 

 

6.       Crediteuren (FI-AP  Accounts payable)

 

6.1        Vendor Master data

(Display centrally – FK03)

 

Level 1: Client level

 

 

Level 2: Company level

 

 

Level 3: Purchasing Organization (Inkooporganisatie)

 

Todo

-           …Vooruitbetalingen, deelbetalingen

-           …Betalingsrun (binnenlandse betalingen en binnenlandse betalingen, cheques, wissels)

-           …Rekeningoverzichten

-           …Aflettering (zowel handmatig als automatisch)

-          …Periodieke / doorlopende boekingen

 

 

 

6.2        Master data customizing

 

 

 

 

 


6.3        Banking (FI-BL   Bank related accounting)

(Betalingen, incasso, afschriften boeken)

 

Het payment program is de basis van alle betaalstromen zowel in als uitgaand. Het programma verzorgt selecties van te betalen posten, print documenten en maakt bestanden of leest deze in. Banking is sterk gerelateerd met de treasury module. Veel instelling zijn dan ook in de Treasury IMG terug te vinden.

 

 

6.3.1          Basisinstellingen IMG

(> IMG, FI, Debiteuren- en crediteurenadministratie, zakelijke transacties, Uitgaande betalingen, ..)

 

Structuur

B (bankkey)

RABO   (Housebank)

ABN

ABN01 (Rekeningnr.)

ABN02

 

Bank key (FI01) (BNKA)

Voor NL zijn dit Bank (B) en Giro (P).

Dit zijn de country specific bankformats, de meest voorkomende formaten zijn standaard meegeleverd door SAP. Voor Nederlandse rekeningnrs. heeft dit onderdeel geen toegevoegde waarde.

Het is o.a. mogelijk extra sturingsgegevens en adresgegevens mee te geven, dit is echter bedoeld voor landen waar niet specifiek met rekeningnrs gewerkt wordt.

Duitse banken hebben bijvoorbeeld allen een eigen code die hier ingevuld kan worden, inclusief swift code en adresgegevens. Om deze redenen is de bankstam/bankkey op meerdere plaatsen terug te vinden in het functionele menu, er zijn tevens import mogelijkheden en een bankkey kan bij het invoeren van debiteuren of crediteuren stamdata zelfs aangemaakt worden..

Het totaal van bankkeys wordt ook wel de “Bank directory” genoemd. (FI, Banken, Stamgegevens, Bankstam, …)

 

House banks (Huisbanken - FI12) (T012)

Hier koppel je de bank-key aan een bankmaatschappij zoals ABN, Postbank, Rabobank. De housebank heeft in Nederland slechts als functie om een serie bankrekeningnummers te verzamelen, er kan verder weinig in vastgelegd worden.

Housebanks zijn bedrijfsafhankelijk.

 

Account ID (Rekening ID – FI12) (T012K)

Elk eigen bankrekening nummer heeft een eigen rekeningID. Deze 5 posities tellende ID wordt gebruikt als control parameter in het payment program.

Voor elk bankrekeningnummer dienen de volgende gegevens vastgelegd te worden:

(Meerdere bankrekeningnrs. kunnen gekoppeld worden aan dezelfde grootboekrekening bank)

 

 

Configuratie payment program (Configuratie betalingsprogramma - FBZP)

q       Gegevens bedrijfsnummer;

Hier wordt o.a. per bedrijf aangegeven welk bedrijf de betalingen verzorgt per bedrijfsnummer.

 

q       Gegevens betalend bedrijfsnummer;

Minimum bedragen voor betaling, standaard formulieren.

 

q       Payment methods (Betaalwijzen)

o        Per landcode. Landafhankelijke manieren van betalen. De meest voorkomende worden standaard door SAP meegeleverd.

 

o        Betaalwijzen per bedrijfsnummer;

Betaalwijzen die per bedrijfsnummer beschikbaar zijn voor gebruik. Er zijn per betaalwijze land en bedrijfsafhankelijke sturings gegevens beschikbaar.

 

Pymt meth. Nederland 

A          Buitl.bet.via bankoverboeking 

B          Bankbetaling                  

C          Buitenlandse bet. via cheque  

I           Bankincasso                   

J           Postgiro-incasso              

P          Postgiro-betaling

 

q       Bankkeuze per bedrijfsnummer (OBVCU);

M.b.v. deze gegevens kan SAP a.d.h.v. de betaalspecificaties de bank selecteren die voor betalingen gebruikt moet worden.

o        Rangorde;

o        Bedragen;

o        G/L Rekeningen;

§         Banksub account: Outgoing checks account.

§         Clearing account: (bills of exchange)

o        Kosten (optioneel);

o        Valutadatum (optioneel);

o        Postcode.

 

Vragen:

Wat zijn betaalwegen?

Rekening betalingen onderweg??

 

Instellingen:

Company code – foreign currency allowed

Gerelateerd: trs OB09 – exchange rate differences

 

Overige betaalmedia:

Checks (GB): Betaalwijze C, Banksub account, Aparte outgoing checks nummering.

Verwerking van een handmatig uitgeschreven check voor een betaling. M.b.v. de posting transactie wordt een openpost gecleared tegen een tussenrek. en een begleidende brief kan meegestuurd worden met de check.

 

Master data customer and vendor

In de klantstamgegevens kunnen de volgende bankgegevens vastgelegd worden:

Sectie bankdetails

Payment data

Automatic payment transactions

Payment methods*: Welke betaalmethodes zijn toegestaan bij deze zakenpartner. Welke betaalmethode per betaling wordt gekozen is tevens afhankelijk van de inrichting van het betaalprogramma en de ingegeven parameters en de gegevens in de open posten.

Payment block*:

House bank:

Alternative payee:

Individual payment:

 

* Deze gegevens zijn tevens variabel per financieel document.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.3.2          Functionele uitvoering payments

FI, Accounts receivable/payable, Periodic processing, payments)

 

Payment program (Betalen en incasseren – F110)

Het uitvoeren van betalingen is identiek voor zowel debiteuren als crediteuren en kan voor alle betaalmethoden gebruikt worden waaronder automatische incasso van debiteuren posten. Elke run krijgt een datum + identificatie code.

 

Proposal run o.b.v. open items;

1.       Ingave rundate en Run ID (onderscheiden van betaalruns. bijv. binnenland/buitenland);

2.       Ingave parameters en selectie criteria;

3.       Genereren betaalvoorstel (niet verplicht):

4.       Afdrukken en eventueel aanpassen betaalvoorstel;

Payment run -> fin. documents en payment data;

5.       Definitieve betaalrun;

 

Print program

Output -> Uitdraaien, Formulieren, Databestand.

6.       Afdrukken betaalspecificaties en verslagen

7.       Opslaan betaalbestand in officenet.

 

Parameters en selectie criteria proposal run

Parameters

Posting date: gewenste boekingsdatum in SAP;

Docs. entered up to: gewenste verwerkingsdatum;

Company code en betaalwijzes (payment methods);

Selectie van debiteuren en crediteuren.

 

- Free selection

M.b.v. de free selection kun je een selectie leggen op elk gewenst veld in het document of debiteur/crediteur master record.

- Additional log

Opgave van specifieke gegevens die gelogd moeten worden tijdens selectie en uitvoering.

- Printout/data medium

Aan diverse programs kunnen lijst varianten gekoppeld worden.

Vb.       RFFONL_A       Buitenlandse betalingen

            RFFONL_I         Binnenlandse betalingen en automatische incasso

 

Menu: Environment

-          Display config (FBZA) / maintain config (FBZP): Onderhouden payment program configuratie.

-          DME Administration: Aanmaken media bestanden (officenet enz.)

 

Doc.soorten: ZP payment postings, ZV payment clearing.

 

 

Rapportages:

Vanuit het betalingsprogrogramma zijn ook een aantal interessante rapportages op te roepen:

-          Betaalvoorstel;

-          Niet gerealiseerde betalingskortingen.

 

 

 


7.       Treasury

 

De treasury module bestaat uit de componenten cash management, treasury management en  Loans en Market risk management. O.b.v. de liquiditeit en marktrisico’s kunnen beslissingen worden genomen over investeringen en af te sluiten leningen. Genomen beslissingen kunnen geregistreerd en geanalyseerd worden in de treasury module.

 

 

Cash management (TR-CM Cash management)

 

Cash management

Beheersing van de geldstroom en bewaking van de liquiditeit.

Handmatig boeken van een bankafschrift

Electronic banking

Liquidity status

 

Bankafschriften / Electronic Banking

Werkwijze in SAP

Het inlezen van electronische dagafschriften gebeurt in SAP binnen de "cash

management" functie in de "TREASURY" module. De import van bankdata is

gebaseerd op electronic banking en electronische dagafschriften.

 

Standaard SAP: "Electronisch rekening overzicht".

Treasury, Cash management, Ontvangsten, ..

 

De afschrift gegevens worden geïmporteerd en o.b.v. in de IMG vastgelegde

assignments en rules worden transactie types, boekings sleutels (posting

key) en grootboekrekeningen aan elke mutatie toegevoegd (account

determination).

 

Voor betalingen door debiteuren wordt zowel een grootboek boeking als een

clearing van de openstaande post aangemaakt.

 

Het grootste deel van de betalingen zal door het systeem automatisch

gematched worden, voor zogenaamde "incomplete" betalingen kan er gebruik

gemaakt worden van handmatige nabewerking van de mutaties (manual post

processing).

Een bankmutatie is incompleet indien niet alle relevante gegevens

overeen-stemmen zoals NAW gegevens en bedragen.

 

Voor handmatige nabewerking worden twee manieren onderscheiden:

*           Direct boeken (Call transaction);

*           Batchinput genereren. (Boeking vindt pas plaats na het

complementeren van de afschrift gegevens);

 

 

 

Beheer van financiele middelen (Cash budget management)

Cash Management is used to monitor payment flows and safeguard liquidity, so that you can meet your payment commitments.

 

Treasury management (TR-TM)

 

Leningenbeheer (TR-LO  Loans management)

 

Markt risico (TR-MRM  Market risk management)

 

 (TR-LO en


Customizing

IMG, FI, Bankboekhouding, Zakelijke transacties, Bet.verkeer, Electronisch afschrift, ..

 

Basisinstellingen

Betreft met name de rekeningbepaling bij het inlezen

 

Applicatie: 0001, rekeningschema: VNU

n     Rekeningsymbolen (codes)

v.b. `Bank` voor bankrekening

n     Rekeningsymbolen aan rekeningen toewijzen

Dit kunnen ´harde´ waarden zijn of afgeleiden (d.m.v. plusjes)

 

n     Boekingsregels creëren (codes)

n     Boekingsregels definieren

Hier defininieer je de journaalposten voor het grootboek en de subadm. (Posting key, Rekeningsymbol voor de grootboekrek.)

 

n     Operatietype creëren (code)

Bankformaat oftewel afschriftformaat

In Nederland is dit het Swift formaat. SWIFT-MT940

n     Externe operatiecodes aan boekingsregels toewijzen

Externe codes uit het databestand koppelen aan boekingsregels, zadat de regel de juiste verwerking krijgt in het grootboek of de sub.

Algoritmen:

 

n     Bankrekeningen aan operatietypen toewijzen

 

 

Structuur:

 

Bankkey / Bankreknr. (vb. B)

            Operatie type (vb. Swift)

                        Externe code (vb. N196)

                                    Boekingsregel

                                                Grootboek

                                                            Deb/cred, rekeningsymbool

                                                Subadmin.

                                                            Deb/cred, rekeningsymbool

 

 

Rapport en variantselectie definieren

Variant koppelen aan de transactiecode

 

 

 

Functioneel

FI, Treasury, Cash mngt., Ontvangsten, Electronisch rekeningoverzicht, ..

 

Inlezen electronische afschriften

 

 

Inlezen

FF.5

 

Boeken

FEBP

 

Nabewerking

FEBA

 

Weergeven

FF.6

 

Het in te lezen test bestand plaatsen in C:\SapWorkdir\

 

 


8.       Activa (FI-AA  Asset accounting)

 

(IMG, FI, AA, ..)

 

De vaste activa module is een vast onderdeel van FI echter heeft een eigen specifieke inrichting. Ook hier is weer op vele manieren integratie mogelijk met de andere SAP modules. Denk aan afrekeningen vanuit CO of PM. Nieuwe aankopen via MM of door het bedrijf zelf gecreëerde activa via PP. Ook de TR module biedt speciale functionaliteiten t.a.v. activa.

 

De Asset Management module is een voorbeeld van een gekocht onderdeel van SAP dat geïntegreerd is in de totale software. Hier en daar is dit nog herkenbaar door onduidelijke menu structuren en onconsequente opbouw van o.a. de IMG.

 

De mogelijkheden in AA zijn in hoofdlijnen te verdelen in:

-          Standaard activa beheer;

-          Leasing van activa;

-          Activa in uitvoering (assets under construction);

-          Voorbereidingen voor consolidatie;

 

 

8.1        Organisatie structuur

 

De organisatiestructuur van Asset Accounting is een op zichzelf staande strucuur welke waar nodig gekoppeld zijn aan de standaard FI, MM, SD structuren.

 

- Chart of Depreciation: Land afhankelijk schema (waarderingsplan) waarin regels vastgelegd zijn t.a.v. de wettelijke regels voor afschrijving en waardering van activa. SAP levert standaard voor alle landen schema’s mee die gebruikt (gekopieerd) kunnen worden.

- Koppelen chart of depr. (OAOB): Per company code kan er één chart gekoppeld worden.

 

- Depreciation/valuation Area’s (waarderingsgebieden)

(IMG, FI, AA, Valution, .. )

Er bestaan vaak verschillen tussen de manier van waarderen die bjiv. de fiscus voorschrijft en de gewenste interne waardering (en). Om deze verschillende manieren van waarderen mogelijk te maken kunnen er binnen een chart of depreciation meerdere waarderingsgebieden aangemaakt worden. Een groot aantal gebieden zijn standaard aanwezig in SAP.

 

Meest voorkomende in Nederland:

01                 Book depreciation (Bedrijfseconomisch)

15                 Tax balance sheet (Fiscale waardering);

20                 Cost Accounting dep. (Calculatorische afschrijving)

 

Per waarderings gebied kan aangegeven worden of er boekingen gemaakt moeten worden in FI en of het een afgeleide (derived) betreft van een ander gebied. Een derived waarderingsgebied kan met behulp van rekenregels en max 4 bovenliggende ‘real’ waarderingsgebieden waarden tonen in rapportages en het is zelfs mogelijk deze te boeken naar FI. Wees echter voorzichtig bij het inrichten van dit soort gebieden, er zitten wat risico’s in.

 

- Depreciation Keys (OA27)

(IMG, FI, AA, Depreciation, ..)

Methodes van afschrijving (Lineair, progressief, degressief), Percentages, Periode sturing enz.

 

<< In de definitie van een depreciation key ligt weer een koppeling met een calculation key waarin de werkelijke percentages vast liggen. De customizing van de hier genoemde keys verschilt behoorlijk in de versies 4.0 of 4.6 >>

<< De depreciation keys zijn afhankelijk van de Chart of depr. >>

 

 


 

8.1.1          Asset classes (activa klassen - OAOA)

(IMG, FI, AA, Organizational Structures, Asset Classes, ..)

 

Asset classes worden gebruikt om een functionele indeling te maken van groepen activa zoals buildings, machines, activa in aanbouw enz. Bovendien verzorgt de asset class de rekening, scherm en nummersturing voor een activum. De Asset class ik ook een basis selectie criterium in rapportages en bevat veel default gegevens voor nieuw te creëeren activa.

 

De asset class is als volgt opgebouwd:

 

Client level – Control Parameters (OAOA)

 

-          Account determinition (key)

-          Numberrange voor nieuwe activa: Assets hebben een uniek nummer en kunnen zowel intern als extern bepaald worden (AS08).

-          External subnumber: Activa subnummers moeten altijd numeriek zijn. Per klasse kun je aangeven of deze automatisch genummerd moeten worden of handmatig.

-          Screen lay-out code: Scherm opbouw voor vaste activa stam – weergave en tabblad indeling.

(Zie IMG, Master data)

 

 

Client level – Master data defaults

 

-          Low value asset check: Per Asset Class kan aangegeven worden of het systeem een minimum bedrag moet hanteren bij het aanmaken van sub-activa (OAY2);

-          User fields: Gebruikersvelden.

 

<< Dit level is in SAP niet als zodanig zichtbaar. Dit komt doordat de meeste onderdelen in verschillende transacties vastgelegd kunnen worden >>

 

 

Asset class/Depreciation Areas level – Master data defaults (OAYZ)

 

Dit betreft met name sturings gegevens voor de creatie van Activa

-          (De)activeren van depr. areas voor een asset class;

-          Usefull life, min, max., index code, enz.;

-          Depreciation key;

-          Negative values allowed. Vb. negatieve boekwaarde, invest. subsidie invoer in sub-activum;

-          Screen lay-out code: Scherm opbouw voor vaste activa stam – depr. area gedeelte.

(Zie IMG, Master data)

 

Voor een eenvoudige activa administratie kunnen activa klassen automatisch gegenereerd worden o.b.v. de aanwezige activa rekeningen in de chart of accounts (ANKL). M.b.v. deze transactie kan bovendien de basisinrichting gedaan worden t.a.v. rekeningsturing en activa nummering. De grootboekrekening wordt gebruiks als AD code.

 

 

Account determination (AO90)

Bij Asset boekingen geef je zelf geen grootboekrekeningen op. Deze worden automatisch bepaald a.d.h.v. de in de asset class gekoppelde account determination key.

In de account determination code worden alle benodigde grootboekrekeningen vastgelegd zoals reconciliaton account, afschrijvings rekening enz.

 

Deze rekeningsturing wordt vastgelegd voor elke combinatie van:

·         Chart of accounts

·         Account determination key

·         Valuation area.

 

Naast FI kan AA ook boekingen genereren in combinatie met MM en PM.

<< Het is in AA voor elk waarderingsgebied aan te geven of er wel of niet financiele boekingen gewenst zijn. In 9 van de 10 gevallen worden deze alleen aangemaakt voor de bedrijfseconomische boekwaarde >

 

 

8.1.2          Customizing postings

 

- Specify number assignment across company codes: Number ranges kunnen bedrijfsspecifiek zijn of over bedrijven heen lopen. In het laatste geval zal de documentnummerreeks van de hier gekoppelde company code leidend zijn.

- Document type en posting keys (OBA7 / OBYD):

FI-GL posting keys voor Assets: 70 (debit) en 75 (credit). Doc. type AF: Afschrijving.

 

Veel specifieke instellingen zijn vast te leggen per waarderingsgebied:

§         Define how depr. is posted in FI: Per waarderingsgebied kun je aangeven of en hoe postings in het grootboek moeten plaatsvinden. (Niet, On-line, Periodiek,  (OADX).

§         Financial statement version: Elk waarderingsgebied is te koppelen aan een aparte financial statement version (OAYN).

§         Afschrijvings frequentie: Per waarderingsgebied/company kan de afschrijvingsfrequentie aangegeven worden (maandelijks, twee maanden, kwartaal, halfjaar, jaarlijks) (OAYR)

§         Foreign currency: Per waarderingsgebied is de valutacode te definieren (OAYH).

 

- Fiscal year version: Indien gewenst kan er voor AA een afwijkende fiscal year version gekoppeld worden. Dit is in te geven per company code of per waarderingsgebied. Voorwaarde is wel dat de begin- en einddatum in overeenstemmen met het FI fiscal year. Een reden om dit te doen kan zijn bij gebruik van 13 periodes in FI en 12 in AA.

- Period control: In de calculation key (onderdeel van de depr. key) ligt een stuk periode sturing vast. In combinatie met de jaarvariant wordt de periode sturing geregeld.

Vb. Buildings decl.bal. 10.0/5.0/2.5 % of APC            

 Acquisition                   06 At the start of the year                           

 Acq. following year        06 At the start of the year                          

 Retirement                   02 Pro rata upto mid-period at period start date     

 Transfer                       02 Pro rata upto mid-period at period start date

 

 

 

8.2        Asset Master data

 

(Create centrally – FK01)

 

De basis bij het creeeren van een nieuw activum is de activa klasse (Asset class) en de company code. De activa klasse kan voor nagenoeg alle activa velden een default waarden bevatten die per activum eventueel kunnen afwijken. Omdat het voor kan komen dat een activum uit diverse onderdelen bestaat is het mogelijk deze vast te leggen in Sub-Assets. Systeem technisch wordt er altijd gebruik gemaakt van deze sub-assets, indien het één asset betreft is de asset en de sub-asset (0000) dus gelijk.

 

Asset group: Voor rapportage en evaluatie doeleinden is het mogelijk meerdere activa te verzamelen in een activa groep. De mogelijkheid is met name voor Amerika gecreëerd i.v.m. daar geldende wetgeving, maar kan ook voor controlling doeleinden gebruikt worden. Asset groups worden in principe gebruikt voor specifieke waarderingsgebieden. Het koppelen van asset groups aan waarderingsgebieden gebeurt in het valuation menu in de IMG  (OAYM).

Het aanleggen van een group asset is identiek aan een gewone asset (in de asset class moet aangegeven worden dat deze voor een group asset gebruikt mag worden). Je koppelt assets in de asset master record aan een group. Dit gebeurt per waarderingsgebied en kan alleen zolang de asset inactief is. Na het koppelen zijn de instellingen in de group leidend.

 

Asset super number: Voor evaluatie en rapportage doeleinden is het mogelijk een asset super number te koppelen in de asset master record. Dit is een gebruikers veld dat per asset class geactiveerd kan worden. Een asset super number kan zowel met als zonder onderliggende tabel gebruikt worden. De asset super number tabel kan alleen in de IMG onderhouden worden.

(IMG, FI, AA, Master data, User fields, ..)

 

Schermsturing: Voor het aanmaken van nieuwe activa bestaan twee soorten veld sturing (zie asset class):   -     Via de Assetclass op client niveau;

-          Per depreciation area.

 

 

Hulpmiddelen bij het aanmaken van een nieuw activum: Gebruik maken van een ‘reference asset’ en creatie van meerdere gelijke assets in één keer.

 

 

 

Level 1: Asset - Master data general (company code)

-          Capitalized date: Automatisch gevuld bij het boeken van inkoopfactuur voor de asset, datum kan eventueel handmatig ingegeven worden;

-          Deactivation date: Automatisch gevuld bij retirement / verkoop van het activum;

-          Plnd. Retirement date: Deze datum kan handmatig ingevuld worden voor rapportages en prognose doeleinden.

 

 

Level 2: Asset – Depreciation Area specific data

Afhankelijk van de instellingen bij de Asset Class dient dit voor elke dep. area ingevuld te worden.

-          Depreciation Key;

-          Useful Life: Periode waarover afgeschreven moet worden;

-          Ord. depreciation start: Startdatum afschrijving. Indien deze datum niet handmatig ingegeven is, wordt de eerste inkoopfactuurdatum gebruikt;

-          Index: M.b.v. deze index key kan de vervangingswaarde van een activum bepaald worden (a.g.v. inflatie of prijsstijgingen);

 

<< Bij het wijzigen van master data gegevens die voor alle sub-assets gelijk moeten zijn, kun je i.p.v. ieder individueel sub-asset nummer te wijzigen ook ‘*’ ingeven. Alle subassets worden dan gelijk gesteld aan de main asset >>

 

 

 

8.3        Transacties met activa

 

 

Transaction Types identificeren bedrijfsprocessen en geven sturing aan richtig AA.

- Activeer een inactief activum

- De-activate activum bij volledige afschrijving

- Posting met + of – teken.

- Of het systeem automatisch een winst/verlies boeking moet maken bij verkoop/weggooi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 


8.3.1          Acquisition (aankoop)

 

Internal

Asset under construction (AuS)

Activa die in-huis gemaakt of opgebouwd wordt en waarvan de kosten dus verzameld moeten worden en pas aan het eind geactiveerd mag worden.

1.       M.b.v. Investment Management (IM) waarbij een AuS gelinked is aan een WBS element of een Order.

2.       Kosten verzamelen op een apart verzamelactivum.

 

Direct capitalization

Directe afrekening van een order of WBS element naar een definitief activum.

 

External

Geintegreerde activa aankoop

(External acq. With vendor)

Direct in FI boeken van een inkoopfactuur en daar een link leggen met het activum.

Bij het boeken van een activum factuur is het gebruikte document type bepalend voor de verrekening van betalingskorting.

Doc. type          AN: Netto boeking, dus bij de activum waarde wordt de betalingskorting afgetrokken;

                        AA: Bruto boeking

 

Indien gekozen wordt voor het gebruik van de netto boeking, kan het voorkomen dat bij de uiteindelijke betaling van de factuur niet het juiste bedrag aan betalingskorting is afgetrokken. Dit verschil is in AA her te berekenen via het grootboek, closing menu.

(FI, G/L, Periodic processing, Closing, Regroup, P/L adjustment)

 

Niet geintegreerde activa aankoop

Before Invoice receipt (Aut. Offsetting entry)

Invoice receipt and clearing (Clearing offsetting entry)

 

Deze boekingen lopen via een clearing account die in de IMG vastgelegd kan worden.

 

 

8.3.2          Depreciation (afschrijving)

 

SAP maakt onderscheid in 4 soorten afschrijving

·         Transferred reserves

·         Special depreciation (based on tax regulations)

·         Ordinary depreciation

·         Unplanned depreciation

Afschrijvingsbedragen worden ook via bovenstaande volgorde gecalculeerd.

 

<< In de IMG is per waarderingsgebied aan te geven welke vormen van afschrijving toegestaan zijn >>

 

Uitvoer depreciation run: Afschrijvingen worden gecreëerd door programma RABUCH00, dit programma genereert een BIM (batch input map). Deze BIM is verplicht en moet dus altijd worden afgespeeld om de consistentie te waarborgen.

 

 

 

8.3.3          Asset Retirement

 

Afsluiting met opbrengst

De verkoop kan geboekt worden als klantfactuur of tegen een clearing account. De omzetrekening waarop de opbrengst geboekt wordt moet een field status group hebben die het veld ‘asset retirement’ optioneel heeft. In principe boekt SAP direct een winst of verlies op het activum.

 

 

Afsluiting zonder opbrengst (scrapping)

Bij afsluiting van een activum zonder opbrengst waarde zal SAP een verlies boeken voor de boekwaarde van het activum.

 

Volledig/Gedeeltelijk (% of bedrag)

 

 

8.3.4          Transfer

 

 

 

 

8.4        Asset  closing

 

Fiscal Year Change  (Vaste Activa Jaaropening - AJRW)

Technisch activa overzetten naar nieuwe boekjaar (boeken in twee boekjaren mogelijk)

Program: RAJAWE00

 

Year end closing (Jaarafsluiting vaste activa boekhouding – AJAB)

Werkelijk afsluiten activa boekjaar, waardoor het niet meer mogelijk is waarden te wijzigen.

Program: RAJABS00

 

Valuation:

- Management of Values

- Revaluation / indexing

 

Reporting

 

- Asset Value Display

- Depreciation Simulation

- Simulation Versions

- Sort Criteria (versions)

- Asset History Sheet (transaction types)

 

 

 

 

 

 

9.       Special Purpose Ledger (FI-SL)

 

Bijzonderheden:

- FI-SL is een schaduwboekhouding gebaseerd op het basis G/L

- Het standaard FI grootboek heeft ledger code 00

- Per ledger kunnen afwijkende boekjaarvaranten vastgelegd worden

 

 

 


10. Diverse FI

 

 

Worklist: Hiermee kun je data uit meerdere bedrijfsnrs. en/of klanten combineren op een overzicht.

 

 

G/L – trading partner business Area

Sender – recipient connectie wordt gemaakt voor de BA in de header en die in de subregels.

Doel: intercompany transacties elimineren.

 

Clearing open items.

Indien line items gecleared worden die een aan een BA gekoppeld zijn, zullen naast het clearingdoc. ook postings worden gemaakt voor de clearing van de posten per BA. Het clearingdocnr. zal dan in alle line items vermeld worden.

 

Consolidatie

Om IC verkopen tussen bedrijven te elimineren, kun je in de customer en vendor master records internal trading partners opgeven. Deze waarden worden in de postings opgenomen maar zijn niet zichtbaar. (Consolidation company ID). Tijdens het boeken checkt het systeem of de cons.ID’s met elkaar overeenstemmen.

 

Functional Area

Cost of Sales accounting in FI

 

 

Cross company boeken

(>IMG, FI, Grootboek, Grootboekrek,

Business transactions, Prepare cross-company Code transacties (OBYA)

Je geeft voor beide companies default waardes op voor posting keys en een customer en vendor. Bij het maken van een posting wordt in de ene company een receivable en in de andere company een payable item gecreeerd.

 

Message control for document processing

(Global settings, Document, Default values for doc. processing)

 

Matchcodes (Zoekstrings, indexen)

(>IMG, FI, Grootboek, Grootboekrek, Stamgegevens, Matchcodes)

 

Matchcodes zijn opgebouwd uit:

- Matchcode Object: Definitie van de tabel en zoekvelden (vb. SAKO);

- Matchcode ID: Zoekvelden per matchcode (vb. S: Op grootboeknaam, N: Op rek.schema);

- Matchcode: Extracties van de tabel met de zoekvelden (soort indextabel).

 

 

 

 

Voorbeeld rekeningnrs.

 

 

Descr.

Omschr.

Tax cat.

 

 

100000

Cash

Kas

 

 

 

110000

Bank

Bank

 

 

 

140000

Acc. receivables

Crediteuren

*

 

 

160000

Acc. payables

Debiteuren

*

 

 

154000

Input tax

Te vord.

<

 

 

175000

Output tax payable

Tussenrek BTW

 

 

 

400000

Cost

Kosten

-

 

 

430000

Salaris

Salariskosten

 

 

 

800000

Sales – revenue

Omzet

+

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In 10 stappen een co. code

 

Een company code in 12 stappen

 

1.       Create Company code (XXXX)

2.       Create Chart of account (XXXX)

3.       Create Account groups (XXXX)

- Schermsturing voor Company code gegevens

- Range van mogelijke grootboeknrs.

4.       Create Field status group (XXXX) en koppel deze aan de Company

5.       Create Retained Earnings master record(s)  en koppel deze in de IMG

6.       Create G/L accounts

7.       Create/copy document numbers

8.       Define documente tolerances, eventueel medewerker specifiek

9.       Create fiscal year variant en koppel deze aan de company

-> Hoe zit het fiscaal boekjaar eruit en hoeveel speciale perioden zijn er.

10.   Create posting period variant en koppel deze aan de company

11.   Open perioden voor boekingen.

12.   Assign accounts to VAT codes

 

 

Autorisatie

Posting variant:

In de posting variant is een autorisatiegroep te definieren. Deze autorisatie heeft alleen betrekking op de 1e periode range. Autorisatie object: F_BKPF_BUP

 

Autorisatie in planning is mogelijk op FS version en op periode niveau.

 

Per klant

Per document type

 

 

Rapporteren in SAP

- Display Balances

- Display Line items

-> Diverse weergave mogelijkheden:

            Menubalk:         Edit, Sort (Sortering wijzigen);

                                    Edit, Totaling (Totalen bepalen);

                                    Goto, Line items + subtotal (Regels + totalen weergeven);

            Selection criteria: Ingave van extra criteria voor weergave gegevens.

            Line Lay-out: weergave varianten:

            Additional field: Kolommen toevoegen of weghalen

M.b.v. settings, Change user master kun je waarden vastleggen in de user master record.

 

Reporting mogelijkheden:

Forms en reports met report painter

Lijsten en sapscript forms via ABAP.

 

 

 

 


11. FI Terminology

 

Account type (Rekening soort): (A) Activa; (D) Debiteuren; (K) Krediteuren; (M) Artikelen; (S) grootboek.

 

Field status (Veldstatus): Suppres, Required, Optional, Display

 

Field status hierarchy: Suppres gaat voor display, Required gaat voor optional.

 

SGB – speciaal groot boek

 

Tax on Sales/purchases: Omzetbelasting

 

Net method: Betalingskortingen worden indien gerealiseerd doorgerekend naar de subregels van de openstaande post.

 

Days in Arrears: Dagen na de vervaldatum

 

Grace period: Coulance dagen

 

Guttschrift (DE): Creditfactuur

 

Zahl Schein: Acceptgiro

 

Paymentcard: Credit card  / Betaalkaart

 

Offsetting entry: De boeking of regel waarmee een transactie in balans komt

 

Date of issue: Datum o.b.v. de benodigde berekeningen moeten worden uitgevoerd. (bijv. bij dunning)

 

Valuation: Herwaardering (Revaluation: Koerswinst, Devaluation: Koersdaling)

 

SAP business workflow: vb. release en approval van parked documents

 

AuC: Asset under constuction

APC: Acquisition and production costs of an asset oftewel de aanschafwaarde.

Capitalize asset: Activum activeren.

 

GR/IR : Goods received / Invoices received.

 

 


12. Versie- en Configuratiebeheer

 

 

Configuratie historie

Versie nr.

Datum

Aangebrachte wijzigingen

Auteur

0.1

Maart 2001

Origineel document

George Vollebregt

1.0

31 Nov 2001

Aanvullingen CAP cursus GPFI

George vollebregt

1.1

 

Update Hoofdtekst

 

1.2

 

Update Hoofdtekst

 

 

 

Distributie

Versie nr.

Datum

Naam

0.1

 

 

1.0

 

 

1.1

 

 

1.2